Los roles y responsabilidades de un líder de la reunión

El líder de la reunión es el empleado responsable de planificar, organizar, administrar los detalles e invitar a los participantes a una reunión. Él o ella es el empleado que está a cargo y es responsable del progreso de la reunión real. Toman medidas específicas antes, durante y después de la reunión para garantizar que la reunión alcance sus objetivos con éxito.

¿Qué es un líder de la reunión??

El líder de la reunión es clave para hacer que las reuniones y los equipos tengan éxito. En algunas reuniones, el líder ya es el jefe del departamento, el líder del equipo o la persona designada por la alta gerencia para liderar una iniciativa. Estos empleados fueron seleccionados por su papel de liderazgo debido a sus habilidades percibidas como gerente o líder.

Otras veces, un empleado puede emerger como el líder naturalmente. Estos líderes son empleados que otros empleados admiran y respetan. En otras ocasiones, un equipo puede decidir rotar el papel de liderazgo entre todos los miembros. Esto permite que todos los miembros del equipo continúen desarrollando sus habilidades como líderes de reuniones, y al crear reuniones exitosas, en general.

Responsabilidades del líder de la reunión

Estas son algunas de las responsabilidades clave de un líder de la reunión.

• El líder de la reunión determina el objetivo, la tarea o el propósito que debe lograrse en la reunión. Esta es a menudo una tarea o parte de la descripción del trabajo del líder.
• El líder de la reunión decide si una reunión es el mejor método posible para obtener el objetivo o el propósito o para lograr el resultado deseado. Responda la pregunta: se necesita una reunión?
• El líder de la reunión determina quién necesita ayudar a planificar la reunión.
• El líder de la reunión decide sobre la agenda de la reunión. (En las reuniones en curso, esta tarea se logra al final de la reunión actual.)
• El líder de la reunión determina la fecha, la hora y la ubicación con mayor frecuencia utilizando un calendario organizacional compartido.
• El líder de la reunión reune la reunión previa al trabajo, como lectura, información financiera, historia, actas de reuniones de equipo relacionadas, etc.
• El líder de la reunión invita a los participantes y distribuye tareas y pre-trabajo, lo que permite el mayor tiempo posible para que los participantes vengan preparados para la reunión.
• El líder de la reunión asegura que la reunión tenga una grabadora o tomador de minutos para documentar los procedimientos y cualquier compromiso, elemento de acción o decisión. Ella también nombra a un cronometrador cuando sea necesario para la conducta ordenada de una reunión.
• El líder de la reunión puede usar un rompehielos para calentar a los participantes y crear un entorno en el que los participantes de la reunión se sientan cómodos comunicándose entre sí e intercambiando ideas e información.
• El líder de la reunión llega temprano y lidera la reunión manteniéndola en camino e involucrando a todos los participantes para que cada uno sienta que su presencia fue esencial en la reunión. Esto asegura su participación en la próxima reunión
• El líder de la reunión condimenta la reunión de la compañía para que los participantes no se sientan aburridos y aburridos. Ya sea que use rompehielos, humor o ejemplos divertidos, ninguna reunión debe terminar sin reír.
• El líder de la reunión asegura que se asignen y manejen los próximos pasos y elementos de acción.
• El líder de la reunión informa la reunión y planea la agenda para la próxima reunión.
• El líder de la reunión sigue con los participantes entre reuniones para asegurarse de que los elementos de acción estén en camino y para ofrecer asistencia y/o recursos si el voluntario está experimentando problemas.

Roles de líderes adicionales

El líder de la reunión asume estas responsabilidades, pero también tiene roles relacionados con la comunicación, los informes y el rendimiento de los compañeros de equipo.

Cada miembro de un equipo o reunión que es interfuncional tiene la obligación de mantener informado a su departamento o función sobre las actividades y el progreso de una reunión o un equipo en curso. También tienen la responsabilidad de buscar aportes de compañeros de trabajo que no están en el equipo o en la reunión. No todos los empleados pueden asistir a cada reunión.

Si un participante de la reunión se desempeña de manera ineficaz en la reunión, el líder tiene la responsabilidad de corregir el comportamiento a través de técnicas efectivas del líder de la reunión durante la reunión y el entrenamiento efectivo fuera de la reunión. Un participante de la reunión que monopoliza la reunión con sus opiniones o critica a otros miembros por los suyos debe ser corregido antes de que el individuo sabotee el éxito de la reunión.

La línea de fondo

Un líder efectivo de la reunión no garantiza que un proyecto o equipo realice con éxito, pero él o ella es un factor clave que contribuye cuando los proyectos, departamentos, reuniones o equipos tienen éxito.