Las 10 mejores formas de hacer que una reunión remota sea efectiva

Antes de la crisis del coronavirus, las empresas se decidieron por su cuenta si querían que los empleados trabajen de forma remota o tengan un requisito de asistencia de oficina a tiempo completo. De repente, el mundo volteó boca abajo, y la mayoría de las empresas debían cambiar y adaptarse a un modelo de trabajo remoto.

Sin embargo, incluso cuando las órdenes de quedarse en casa finalmente lleguen a su fin, saber cómo ejecutar una reunión remota de manera efectiva seguirá siendo una gran habilidad para poseer. También es probable que esta experiencia de trabajo remoto, al menos parte de, si no todo, el tiempo ha obtenido algunos seguidores. Aquí hay 10 formas de ayudarlo a hacer que sus reuniones remotas sean más efectivas.

Necesitas excelentes herramientas tecnológicas

Cuando trabaja dentro de una cultura de consumo de disposición (BYOD), las personas tendrán una variedad de sistemas y capacidades. Sin embargo, sus empleados pueden no tener lo que necesitan para participar en una exitosa videoconferencia. Considere la estandarización de las computadoras portátiles, o al menos establecer un estándar mínimo para que la videoconferencia sea clara y efectiva.

Querrá tener varios tipos de tecnología acordados para reuniones remotas para que los empleados se vuelvan eficientes y experimentados. Esto también puede significar invertir en auriculares de calidad, lo que puede ayudar a bloquear el ruido de fondo y evitar comentarios de otros en la videollamada.

Sigue a los conceptos básicos de reuniones exitosos para reuniones remotas

Las conversaciones secundarias y la charla antes de que una reunión cara a cara sea común es común, pero no siempre funciona tan bien en situaciones virtuales. Conocer a los expertos Bob Frisch y Cary Greene sugieren tener una estructura formal, un facilitador asignado, una agenda y establecer límites de tiempo para mantener su reunión virtual funcionando sin problemas.

Al igual que con cualquier reunión exitosa, también deberá ser por adelantado por la razón por la que se está convocando, el objetivo y cómo espera que se vea la decisión, la producción o los resultados después.

No subestimes el factor de socialización

Existen varias razones por qué los empleados remotos pueden querer celebrar reuniones: compartir información, soluciones de lluvia de ideas, coordinar actividades y simplemente construir el equipo. Pero una razón importante para celebrar una reunión remota es la socialización. Los equipos ubicados de forma remota deben construir vínculos sociales para trabajar mejor juntos. En este momento, es posible que deba celebrar más reuniones que en tiempos "normales" porque muchas personas se sienten aisladas y desconectadas entre sí.

"Cuanto más pueda desarrollar un sentido de comunidad en este momento, mejor para el desempeño emocional de la salud y el trabajo de todos", dice el autor y ejecutivo de agencia digital Howard Tiersky. "Una reunión bien administrada puede ser un punto brillante en un día muy triste y deprimente."

Un rompehielos virtual o actividad también lo ayudará a comenzar la reunión remota con una nota positiva y alentará un segue sensato al tema principal mejor que la charla inactiva. Incluso un divertido rompehielos ayuda a calentar la conversación del grupo.

Mudo cuando sea necesario

Los ruidos de fondo, como las personas que toman notas en sus computadoras portátiles, agregan un ruido tremendo a una reunión virtual. Recuerde a los participantes que golpeen el silencio si estarán escribiendo (a menos que estén hablando) o si tienen otro ruido en segundo plano, como niños, televisores, tráfico y mascotas.

Comparte tus reacciones

A pesar de que puede ver a los miembros de su equipo, cuantas más personas hay en la reunión remota, menos podrá ver las señales faciales del otro y leer componentes de comunicación esencial de lenguaje corporal en un entorno de este tipo. Esto puede conducir a una experiencia incómoda.

Con personas en silencio, en conjunto con una falta de lenguaje corporal y la incomodidad general de la situación de la reunión remota, puede tener problemas para saber cómo están respondiendo las personas. 

Si alguien hace una broma, diga en voz alta: "Eso es divertido" porque es posible que no vean su sonrisa ni escuchen su risita.

Tener un código de vestimenta para reuniones remotas

Trabajar en casa generalmente es una jornada laboral más relajada, pero algunas personas toman moderación demasiado. Por ejemplo, un juez en Florida tuvo que recordar a los abogados que se levanten de la cama para las audiencias de la corte virtual y que se pusiera ropa regular.Asegúrese de que sus empleados conozcan las expectativas de la empresa para su vestimenta comercial.

Dar a todos los asistentes la oportunidad de hablar

En una reunión regular, puede esperar que la gente hable cuando sea necesario. Debido a la falta de señales sociales y al silencio recomendado, las personas pueden experimentar dificultad para decir lo que necesitan decir. El facilitador o líder de la reunión debe pedirle a las personas específicamente que hable o brinde a todos los participantes la oportunidad de proporcionar comentarios o compartir ideas.

En una reunión remota, algunos empleados se sienten más cómodos hablando y no desea permitir que nadie domine. Por lo tanto, el facilitador puede querer llamar a las personas por nombre para permitir que cada miembro del equipo se comunique. 

Utilice la función de chat y las capacidades de video de la herramienta

Si su herramienta de reunión virtual tiene una función de chat, dígale a la gente que la use. La ventana de chat es un lugar valioso para señalar ideas importantes y hacer preguntas sin interrumpir el presentador.

También es posible que desee pedirle a sus asistentes de reunión remota que enciendan el componente de video de la herramienta o la computadora portátil. Esta es una forma útil de ayudar a las personas a mantenerse en la tarea y participar de manera efectiva en una reunión remota. 

Si se pueden ver, sabe si su compañero de trabajo está o no participar en la reunión. Si usa contacto visual, solicite a los participantes que se sienten en un área de su hogar que sea serena y que no distraiga visualmente.

No tengas miedo de abordar los problemas difíciles durante una reunión remota

Como Frisch y Greene de Harvard Business Review aluden, puede ser tentador sugerir que todos esperan hasta que regresen a la oficina para abordar ciertos problemas apremiantes.Pero ahora debes abordar los temas de preocupación de hoy. Poner los problemas les permite acelerar, lo cual es contraproducente para el éxito empresarial.

Tratar a las personas con amabilidad y respeto

Si bien las personas tienden a ser más conscientes de la cámara que en conversaciones cara a cara, mostrar cortesía siempre es un buen consejo para cualquier forma de reunión. No critique a las personas por su iluminación, colocación de la cámara u otro problema visual durante la reunión. El tiempo para corregir esas cosas está antes de la reunión, uno a uno.

La línea de fondo

Con suerte, estos consejos ayudarán a sus reuniones remotas a ser más efectivas y valiosas. No solo deben servir como una herramienta para ayudar a sus empleados a sentirse más cómodos sentados frente a una cámara y participar, sino que fortalezca su capacidad para realizar y gestionar el flujo de conversación. Y, como muchos desafíos laborales antes, sus reuniones virtuales mejorarán con el tiempo, la práctica, la persistencia y la paciencia.