Consejos principales para aumentar la asistencia a las reuniones de negocios

La economía y otros factores políticos han tenido un tremendo impacto en la forma en que se perciben las reuniones de negocios, y los planificadores de eventos se han enfrentado a una mayor presión para encontrar formas de evitar la asistencia a las reuniones y convenciones de negocios.

Incluso en una economía en crecimiento, muchas veces los gastos de viaje se perciben como demasiado altos para este tipo de eventos y muchos profesionales simplemente optan por pasar sin. A pesar del cambio, la mayoría de las empresas y organizaciones aún ven el importante impacto de las reuniones. En la economía actual, la organización de reuniones exitosas puede significar un enfoque en celebrar reuniones locales y centralizadas que logren costos de viaje más bajos, pero lo que es más importante, significará emplear estos diez consejos para aumentar la asistencia de las reuniones.

Hacer llamadas de recordatorio

Después de enviar las invitaciones iniciales, haga recordatorio y haga un seguimiento de las llamadas telefónicas a la mayor cantidad posible de invitados y extienda una invitación personal y recomiende que asistan al evento. Históricamente, el seguimiento telefónico aumenta drásticamente la asistencia a las reuniones de negocios. Asegúrese de hablar sobre el próximo evento en otros eventos de negocios. El boca a boca todavía puede ser una excelente manera de crear un zumbido, lo que nos lleva al siguiente consejo.

Difundir la palabra

Extienda las noticias sobre su evento en cualquier lugar y en todas partes, incluidas publicaciones locales, publicaciones nacionales, publicaciones de miembros, publicaciones comerciales, boletines personales y cualquier otra herramienta de comunicación disponible. Asegúrese de pensar en qué herramientas llegan a su público objetivo.

Promocione en línea (sitio web de la empresa, redes sociales y correo electrónico)

Publique los detalles del evento en el sitio web de su empresa. Promocione el evento en su blog y boletín electrónico mensual. Publicar detalles del evento en las redes sociales donde su público objetivo está activo como LinkedIn, Facebook y Twitter. Anime a los miembros de su organización a hacer lo mismo. Pídales que compartan el enlace del evento con sus conexiones, amigos y seguidores. Si participa en comunidades en línea relevantes como los foros de la industria, promueva su evento dentro de esas comunidades.

Incorporar invitaciones en todas partes

Otra forma de correr la voz a los posibles invitados es instalar invitaciones para unirse a usted en sus eventos en todos sus métodos de comunicación empresarial. Agregue una línea en su firma de correo electrónico con un enlace a su sitio web o invitación de evento personalizado. Si tiene correo de voz o un mensaje de retención en línea, asegúrese de incluir la información de su próximo evento en su mensaje grabado.

Use su red social y su red

Las redes sociales se trata de hacer crecer el grupo de personas a las que considera amigos, clientes, socios comerciales y conocidos profesionales. Obtener la asistencia que está buscando es más fácil cuando se alienta a sus asistentes a traer una relación de invitado o comercial. Y no asuma que las personas en su propia red ya conocen el evento. Nunca está de más acercarse y recordarles.

Incluya un orador invitado que sea un empate

El objetivo de la reunión, el tema, el tema y los oradores invitados deben ser relevantes, frescos y divertidos. Una forma exitosa de aumentar la asistencia a eventos comerciales es traer oradores invitados populares, especialmente si trabajan en la misma industria o industria relacionada. También debes considerar tener un maestro de ceremonias que será interactivo y entretenido.

Elija una excelente ubicación de evento

Elija un nuevo evento y una ubicación interesante en el evento. Ya sea que el gran sorteo sea la ciudad elegida o el lugar en sí, es más probable que las personas asistan a un evento que es conveniente y brinda la oportunidad de disfrutar de un gran ambiente. Asegúrese de que el evento esté en una ubicación conveniente para sus asistentes y considere otras comodidades como el estacionamiento o el transporte público al lugar.

Se creativo

El objetivo es hacer un evento único. Ofrecer nuevas actividades; Use un nuevo formato interactivo durante la presentación; hacer un esfuerzo para ser original. Tenga en cuenta su agenda. No use los regalos tradicionales al final cuando los asistentes están listos para irse. Considere incluir una sesión sobre innovación que involucre a los participantes a través de la planificación de su próxima conferencia/evento. Una sesión divertida e informativa tendrá un impacto positivo en la asistencia a eventos futuros. Haga una sesión de lluvia de ideas y lleva las ideas a su comité de planificación para el evento del próximo año.

Enviar encuestas de comentarios

Ya sea que incluya una sesión de lluvia de ideas o no, maximice su éxito futuro enviando encuestas de comentarios después del evento. Siempre solicite futuras sugerencias de temas e incluso una crítica constructiva, ya que obtener estos comentarios es muy útil para planificar futuras reuniones y eventos.

Por ejemplo, algunas personas prefieren seminarios por la mañana, y otras prefieren programas por la tarde. Algunos como los martes y otros como los jueves. En su encuesta de comentarios, descubra lo que les gusta a sus asistentes y le hubiera gustado ver en el evento. El seguimiento es la clave para su éxito de marketing.

Escuche y entregue

Siempre es importante escuchar las necesidades de sus participantes y asistentes, pero si solicita comentarios, asegúrese de demostrar que está escuchando. Como dice el viejo dicho, tenemos dos orejas y una boca, por lo que debemos escuchar el doble de lo que hablamos. Siempre tenga en cuenta que la asistencia a su evento puede estar relacionada con la calidad de los eventos anteriores que ha alojado. Construya una reputación para escuchar las necesidades y deseos de sus invitados y entregar esas promesas.