Convierta estos 5 tipos comunes de reuniones de negocios en eventos productivos

No tiene que mirar muy lejos para encontrar artículos de expertos en gestión del tiempo. Los gurús consumados y otros expertos denuncian las reuniones y sugieren que evite, se reduzca o prescinezca de lo contrario con estos pasos de tiempo corporativo a menudo laboriosos.

Sin embargo, a veces solo tenemos que encontrarnos. Durante las reuniones, hay algunos métodos bien definidos para llevar a cabo una reunión productiva. Algunas técnicas que puede emplear mientras usa estos métodos ayudarán a que sus reuniones se vuelvan más productivas y suaves.

Elimine las actualizaciones de "ir alrededor de la mesa"

Sabes esta reunión. Cram dieciocho personas en una habitación y luego requiere que cada persona comparta una actualización que generalmente suena como intentos de justificar la existencia.

Los CEO y los líderes superiores son conocidos por administrar estas reuniones, creyendo ingenuamente que esta es una excelente manera para que todos escuchen lo que está sucediendo en toda la empresa. En realidad, la gente se sintoniza principalmente y se centra en planificar su propia actualización que nadie escuchará. 

En su lugar, puede compartir noticias relevantes, incluidos resultados financieros, grandes ganancias de clientes o actualizaciones sobre iniciativas de toda la organización. Además, extienda la oferta de las personas para plantear problemas importantes.

Si se ha producido algo notable y no ampliamente conocido, alguien debería compartirlo. Si un grupo necesita ayuda de otro grupo, plantee la solicitud. De lo contrario, no obligue a todos los asistentes a compartir.

Actualizaciones a través de la tecnología

No hay necesidad de llamar a una reunión para algo que pueda buscar. Aproveche las herramientas tecnológicas del día para garantizar que sus equipos de trabajo mantengan una actualización de estado actual y visible donde todos puedan verlo con el clic de un mouse.

Si debe reunirse, reduzca el tiempo de reunión planificado a la mitad o use enfoques ágiles y realice sesiones cortas de "stand-up". Ser draconiano sobre las digresiones y distracciones que alargan estas sesiones. Concéntrese en compartir el estado 'y requiera que las personas aborden problemas fuera de este foro.

Reuniones de lluvia de ideas no estructuradas

Trabajar para definir el tema de lluvia de ideas y compartirlo con invitados antes de la sesión. Recopilar sus aportes y consolidarlo y publicarlo o compartirlo sin atribución a las ideas. Use la sesión en vivo para saltar y construir sobre las ideas enviadas, agregando a la lista.

Resista el impulso de evaluar ideas en esta sesión. Incorporar otras técnicas que minimicen las presiones de socialización, como la escritura cerebral. Y, sobre todo, consolide las ideas y cree un proceso de tipo que no se encuentre para evaluarlas. Una vez que se evalúan debidamente, archívalos para una referencia grupal fácil en futuras sesiones y situaciones.

Revisiones de operaciones en profundidad

Mantenga las inmersiones profundas y los exámenes corporativos privados y concéntrese en compartir indicadores operativos clave, problemas y oportunidades. La reunión grupal no es el momento o el lugar para destrozar un área de bajo rendimiento o individuo.

Establezca una reunión de seguimiento en el acto, pero no someter a todos los demás a su interrogatorio visible sobre este tema. No retroceda en la responsabilidad de la mejora, pero elimine la vergüenza pública de sus reuniones. 

Eliminar la toma de decisiones espontáneas

Curiosamente, la sala de reuniones es uno de los peores lugares para decisiones rápidas. Plantear un problema por primera vez y pedir una decisión pone a las personas en el acto. Las decisiones generalmente requieren información y preparación. Es posible que no tengan la información apropiada frente a ellos, o se hayan acelerado sobre el asunto.

En su lugar, puede trabajar antes de las reuniones grupales para involucrar a las partes interesadas clave en temas y opciones. Solicite sus comentarios, ofrezca sus perspectivas y trabaje a los intereses compartidos de Broker. Use el foro de reuniones para validar los intereses de las partes interesadas e identificar sus recomendaciones.

Si bien es posible que aún no tenga la decisión inmediata sin otro paso o dos, habrá fortalecido sus relaciones de trabajo con su trabajo de preesión y ahorró tiempo en el proceso.

Pensamientos finales

Los humanos son criaturas comunales por naturaleza. Aunque existen una variedad de herramientas tecnológicas que nos permiten conectarnos sin estar en el mismo lugar, a veces ayuda estar cara a cara.

Aproveche esta vez sabiamente y muestre su respeto por los participantes mediante la producción de reuniones que minimizan el tiempo invertido y maximizan el intercambio de información de alta calidad en un entorno no amenazante.