Use una buena gestión de oficina para controlar el caos en su pequeña empresa

La desorganización y la confusión pueden ser irritantes, pero peor que eso, son malos para los negocios. Piénselo de esta manera: a medida que el caos aumenta las ganancias disminuyen. La respuesta? Buena gestión de oficina. Una vez que comience a aplicar siete principios de una buena gestión de oficinas, se sorprenderá de la diferencia que hace una buena gestión de oficina y cuánto más negocios hace.

1. Establecer rutinas

Las tareas de rutina necesitan procedimientos de rutina si desea mantenerse organizado y mantener las cosas funcionando sin problemas. Configurar rutinas para manejar el papeleo y los sistemas de oficina.

Cada pedazo de papel que llega a su oficina debe manejarse una vez, actuar y presentar, no apilarse al azar en un escritorio. Del mismo modo, las comunicaciones digitales, como los correos electrónicos, deben priorizarse y actuar de inmediato, si es posible, o marcarse para futuras acciones.

Los sistemas de oficina, que incluyen escritorios, computadoras portátiles, servidores de archivos, impresoras multifunción y dispositivos móviles, necesitan procedimientos de administración y emergencia. Cuando el sistema se bloquea o falla un equipo relacionado con la computadora, la buena gestión de la oficina exige que todos en su oficina necesiten saber a quién llamar, qué hacer y qué no hacer.

2. Definición de las responsabilidades

La buena gestión de la oficina depende de las personas que saben quién es responsable de qué. Las personas que son responsables son las que a menudo hacen las cosas.

¿Qué pasaría, por ejemplo, si la compra para su pequeña empresa fuera realizada por cualquiera que sea?? ¿Podrías encontrar papel de impresora cuando lo necesitara?? Poner a una persona a cargo de ordenar todos los equipos y suministros resuelve el problema y mantiene las cosas funcionando sin problemas. Haga que los empleados envíen un correo electrónico a la persona designada cualquier solicitud de suministros, o publique una lista escrita a mano en un lugar conspicuo donde las personas puedan agregar lo que necesitan.

Es lo mismo con la administración de sistemas informáticos. Debe tener una persona responsable de la seguridad de sus sistemas informáticos y realizar un seguimiento de cosas como cuentas, contraseñas y software. El uso de sistemas basados ​​en la nube para aplicaciones de oficina, software de contabilidad y almacenamiento de datos es una solución ideal para pequeñas empresas, pero aún necesita tener una persona confiable asignada para realizar tareas administrativas, como agregar/eliminar a los usuarios, asignar permisos, etc. para que su oficina funcione sin problemas.

3. Mantener registros

Mantener los registros suena como la parte más fácil de una buena gestión de oficina, hasta que considera la necesidad de mantener esos registros accesibles y actualizados. Conviértalo en una rutina de oficina. Cuando obtiene un nuevo cliente o cliente, por ejemplo, solo se necesita un momento para ingresarlo en su base de datos de contactos. Entonces tomará solo otro momento o dos para actualizar el registro después de haberlo hablado por teléfono.

4. Utilizando el espacio

Da un paseo por tu oficina. ¿Es un ejemplo de gestión del espacio o mala gestión del espacio?? ¿Tienes que desviarte en torno a los obstáculos o correr el riesgo de tropezar con algo?? Cuando te sientas en un escritorio, ¿podrías trabajar cómodamente allí?? ¿Están las cosas arregladas lógicamente para que las cosas que más necesites están más cerca de la mano??

Hay muchas cosas abarrotadas en las oficinas, desde puestos de impresora hasta archivos de archivos. Para una buena gestión de la oficina, debe asegurarse de que todas las cosas en la oficina estén organizadas para obtener la máxima eficiencia y la máxima seguridad. Siga los conceptos básicos del diseño de la oficina para satisfacer las necesidades de energía, iluminación y ventilación de su espacio de oficina y hágalo un espacio más seguro y mejor para trabajar.

5. Programación de trabajo tedioso

Es demasiado fácil posponer las cosas que no le gusta hacer, y la mayoría de los empresarios no disfrutan de tareas como la presentación, el envío y la recepción o la contabilidad. Desafortunadamente, una oficina, como una cocina, no funcionará bien sin que se realicen las tareas.

Si usted es un propietario de una pequeña empresa que no está en la posición de poder asignar lo que vea como un trabajo aburrido o desagradable a otra persona, forzarlo a llegar a él regularmente al programar el tiempo cada semana para ello.

Tómese una mañana o tarde y gaste haciendo llamadas en frío, devolviendo consultas por correo electrónico no prioridad, haciendo publicaciones en las redes sociales, poniéndose al día con la contabilidad o actualizando los registros. Haga esto suficientes semanas seguidas y se convertirá en un buen hábito de gestión de oficinas.

6. Delegando y subcontratación

En un mundo perfecto, todos harían solo lo que él o ella tiene tiempo para hacer bien. Como el mundo no es perfecto, muchas personas hacen cosas que no tienen el tiempo o el talento para hacerlo bien.

Delegar y outsourcing puede mejorar la administración de la oficina de su pequeña empresa y liberarlo para concentrarse en sus talentos, mejorando así su resultado final. Un asistente a tiempo parcial o virtual puede manejar muchas de sus tareas administrativas o de oficina.

7. Priorizar la planificación

Muchos propietarios de pequeñas empresas pasan sus días actuando y reaccionando y luego se preguntan por qué parecen estar girando sus ruedas. La planificación empresarial es un componente importante de la buena gestión de oficina y debe ser parte de su rutina de gestión de oficina regular.

Los propietarios exitosos de pequeñas empresas pasan tiempo cada semana en la planificación empresarial, y muchos usan las sesiones diarias de planificación empresarial como una herramienta para establecer objetivos y crecimiento. Si tiene personal, involucrarlos en la planificación empresarial, ya sea formal o informalmente.