Conceptos básicos de cuadro de mando de gestión de proveedores

Crear o comprar un cuadro de mando de gestión de proveedores es un componente esencial de la gestión efectiva de la relación de proveedores (SRM). Un cuadro de mando de gestión de proveedores es una herramienta que se utiliza para medir el rendimiento y la efectividad de los proveedores y proveedores que proporcionan bienes o servicios a la empresa.

Cómo funciona el proceso

El proceso de relación de proveedores generalmente comienza con la creación de una solicitud de propuesta o la solicitud de una cotización (RFP/RFQ). La interacción también puede comenzar con otros documentos o anuncios que solicitan el proveedor de respuesta. En todos los casos, el cliente puede evaluar objetivamente las capacidades y recursos del proveedor.

Cuando se selecciona el mejor proveedor para la tarea, comienza un proceso de negociación del contrato. El contrato describe todas las pautas y expectativas de rendimiento a las que un proveedor estará legalmente obligado a adherirse.

Una vez que el comprador y el vendedor acordaron los términos del contrato, se ejecuta un acuerdo vinculante que resume las expectativas mutuas. Las expectativas mutuas se relacionan particularmente con el monitoreo y la medición frecuentes del rendimiento de los proveedores. La comunicación regular y frecuente es necesaria para garantizar un proceso exitoso de gestión de proveedores.

Cuadros de puntaje para monitorear el rendimiento del proveedor

Como se describe en muchos libros y sitios web sobre el tema de las mejores prácticas de gestión de proveedores, uno de los criterios clave de rendimiento es un proceso para monitorear el rendimiento del proveedor. Para hacer esto, es necesario tener un cuadro de puntuación de gestión de proveedores. Independientemente del tamaño del negocio, un cuadro de puntuación de gestión de proveedores debe abordar criterios específicos.

Dependiendo del tamaño del negocio, quizás una hoja de cálculo de mando de gestión de proveedores simple será suficiente. Para proyectos o negocios más grandes, hay muchos proveedores de puntaje de proveedores disponibles comercialmente disponibles.

Indicadores de rendimiento clave del proveedor

El cuadro de mando debe medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) a los que está vinculado el proveedor. Una manera fácil de desarrollar los elementos incluidos en la lista de KPI es utilizar los términos del contrato del proveedor. Dichos elementos pueden incluir plazos de entrega para suministros, disponibilidad de comunicación del proveedor y su capacidad de respuesta a cambios o emergencias.

En otras palabras, aproveche el esfuerzo que se utilizó para desarrollar los términos del contrato para crear una lista de los elementos más importantes para medir con el cuadro de mando.

Crear cuadros de puntuación fácil de usar

El cuadro de mando debe ser fácil de usar por todos los empleados que necesitan interactuar con esta herramienta. No importa cuán completa sea la lista de indicadores de rendimiento si la herramienta es demasiado engorrosa e involuntaria. Aunque el cuadro de mando estará completo en su definición de lo que se debe medir, si no es intuitivo, nadie lo usará, lo que derrota el propósito de tener una tarjeta de puntuación.

Metrales e hitos de los proveedores

El cuadro de mando debe tener una línea de tiempo correspondiente y un conjunto de hitos que están sincronizados con los indicadores de rendimiento. Es decir, el rendimiento es una función de los tiempos y la calidad. Los dos no son mutuamente excluyentes. Si el producto de un proveedor llega a su proyecto a tiempo pero es de calidad inferior, son inútiles. Entonces, el cuadro de mando debe calificar a tiempo, así como un rendimiento de calidad.

Informar al vendedor de la tarjeta de puntuación

El cuadro de puntuación no debe sorprender que una empresa de repente decida usar con un proveedor si encuentra que el proveedor tiene un rendimiento inferior. Idealmente, el proveedor se ha dado cuenta de que su desempeño será monitoreado y medido a lo largo del plazo del contrato. La medición se basará en auditorías o evaluaciones consistentes y programadas regularmente que ambos acordan ambas partes. Esta conciencia debe crearse durante la fase de negociación del contrato de la relación del proveedor.

Uso de datos recopilados

Los datos recopilados y analizados por el cuadro de mando deben usarse para hacer un seguimiento del proveedor. Los datos precisos sobre el rendimiento de los proveedores son inútiles si la empresa no toma medidas con el proveedor basado en las conclusiones de cuadro de puntuación.