¿Qué es un seminario??

Un seminario es un programa comercial donde los asistentes reciben información o capacitación sobre un tema específico. Por lo general, se lleva a cabo un seminario para grupos de 10 a 50 personas y con frecuencia se lleva a cabo en un espacio de reunión de hotel, una institución académica o dentro de una sala de conferencias de oficina. Algunos tipos comunes de seminarios en negocios se centran en el desarrollo personal o las estrategias comerciales.

¿Qué son los seminarios??

Los seminarios, a veces llamados conferencias, son eventos patrocinados por empresas o corporaciones con la intención de un conocimiento circulante, nuevas técnicas o nuevas prácticas a sus empleados.

Los seminarios no deben confundirse con los talleres. Los talleres tienden a ser más prácticos, mientras que los seminarios generalmente se orientan más a aprender sobre un tema en particular o subtópicos relacionados. Pueden involucrar a los oradores invitados que son expertos en el campo relevante para dar credibilidad a la información que se presenta.

Los oradores invitados deben ser examinados y seleccionados para el conocimiento y la experiencia de su industria, así como por su entrega. Si un experto de la industria no puede hablar bien o interesar a las personas, el dinero y el tiempo se desperdiciarán.

Un ejemplo, considere una corporación tecnológica que quiere asegurarse de que sus programadores estén a la altura de los cambios recientes en el lenguaje de programación que usan. Los planificadores encontrarían expertos en el idioma que podrían enseñar los cambios, ubicar un lugar y coordinar la asistencia a los empleados. También consultarían con el experto para ver si había una necesidad de equipos especiales, materiales o cualquier otra cosa necesaria para un flujo de seminario exitoso.

¿Cómo funcionan los seminarios??

Se puede iniciar y planificar un seminario de diferentes maneras. En general, una corporación identifica un área en la que quiere educar a algunos empleados. Luego, los planificadores identifican lugares y expertos disponibles y luego crean un horario para el evento. Identifican métodos y requisitos de presentación, refrigerios, baños, estiman los costos y desconflican cualquier situación que pueda interferir con el seminario.

Si está planeando un evento, es importante ser organizado y tener una lista de verificación detallada para mantenerse en la tarea. Hay una serie de artículos que deberían estar en su lista de verificación de planificación del seminario.

Confirmar el propósito del evento

Primero tendrá que entender por qué se celebra el evento. Por ejemplo, es posible que esté trabajando en un seminario dirigido a expertos que esperan refinar sus conocimientos o mantenerse al día sobre los nuevos desarrollos. Haga preguntas específicas para determinar qué necesitan para que pueda trabajar para proporcionarla.

Revise la Guía de especificaciones del Consejo de la Industria de Eventos

El Consejo de la Industria de Eventos (anteriormente APEX) ha establecido una serie de herramientas que ofrecen una excelente fuente de mejores prácticas para ayudar al planificador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles.

Crear un perfil de evento

Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubierto, es hora de crear un perfil de evento. Este informe generalmente incluye información sobre la ubicación, los arreglos de asientos, la asistencia, los costos y cualquier otra información sobre el evento.

Mantente informado

Desea asegurarse de que el seminario no esté compitiendo con eventos similares o con la misma audiencia. Por ejemplo, si está desarrollando un nuevo evento para una industria que ya tiene un evento importante en la primavera, evite programar el suyo en la primavera también.

Solicitar propuestas de lugar

Solicitar ofertas de posibles ubicaciones. Dependiendo del tamaño y el alcance de un evento, este paso debe tomarse con mucha anticipación. Los lugares para grandes eventos pueden reservar hasta un año o más con anticipación.

Describir las necesidades del seminario

Determinar los recursos necesarios para lograr los objetivos del evento.

Presupuesto con cuidado

Los gastos pueden montarse para un evento grande como un seminario, así que prepárate con un presupuesto detallado.

Solicitar patrocinios

Una de las mejores maneras de ayudar a financiar un seminario es tener patrocinadores. Las empresas que envían a los asistentes a seminarios a menudo también están dispuestas a comprar patrocinios.

Confirmar y desarrollar la agenda

El planificador de eventos debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

Confirmar la orden del evento de banquete

La orden del evento de banquetes es un esquema de todo el seminario que actúa como guía para el personal del lugar. Una vez que el planificador conoce el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, deben enviar este documento a la gestión del lugar para que puedan comenzar sus preparativos.

Crear comunicaciones y material de eventos

Todo, desde las invitaciones de eventos hasta la agenda, debe imprimirse o diseñarse para la publicación y distribución en línea.

Finalizar la logística con el host

Confirme los altavoces del evento, los requisitos tecnológicos, el recuento de asistentes, los roles y las responsabilidades de anfitrión, y los materiales del evento al seguir con llamadas telefónicas o reuniones cara a cara.

Permita suficiente tiempo para la configuración

Todos los materiales del evento, folletos, señalización, pantallas, regalos, tablas de registro, insignias de nombres y más deben estar listos para el evento.

Averigüe cuánto tiempo llevará completar cada artículo que necesite, luego planifique hacia atrás desde la fecha del evento para asegurarse de tener suficiente tiempo para que todo sea programado y completado.

Utilizar la tecnología

Desde el marketing hasta los registros de eventos, facilite que los asistentes potenciales se enteren de registrarse en el seminario en línea. Aproveche las herramientas de redes sociales creando un hashtag único para incluir con publicaciones y ofreciendo incentivos para que las personas compartan o etiqueten amigos en publicaciones.

Tener planes de contingencia

Cuanto más grande sea el evento, más posibilidades hay para que algo salga mal. Parte de la planificación de un evento implica una lluvia de ideas posibles que podrían surgir, desde los invitados que llegan temprano a los expertos que no se muestran. Tener planes de respaldo en su lugar. Los buenos planes de respaldo pueden convertir un desastre potencial en un evento que los asistentes pensaron que se fue sin problemas.

Tipos de seminarios

Generalmente hay tres tipos diferentes de seminarios que se pueden planificar. Cada uno de los tres tiene diferentes audiencias y propósitos, que requieren diferentes enfoques para los lugares y costos.

Desarrollo personal

Diseñado para la capacitación y enriquecimiento de los empleados, los seminarios de desarrollo personal abordan todo, desde habilidades difíciles, como la tecnología hasta las habilidades blandas como la psicología del liderazgo, y cómo esas habilidades se pueden aplicar a la profesión en cuestión.

Estos seminarios pueden tomar la forma de retiros o discusiones intensivas; También se pueden utilizar para capacitar a la gestión o nuevos empleados en los valores o procedimientos centrales de la empresa. Por ejemplo, una empresa que ha desarrollado una nueva estrategia o enfoque para su personal de ventas puede ejecutar seminarios para capacitar a los vendedores sobre los cambios y la mejor manera de implementarlos.

Negocio

Los seminarios de negocios atraen a empresarios o propietarios de pequeñas empresas. Comparten historias y estrategias de éxito, así como información sobre marketing, licencias y franquicias, u otras preocupaciones. Un ejemplo de uno de estos seminarios podría ser una reunión centrada en el marketing a través de las redes sociales. Los asistentes aprenderían las mejores prácticas para promocionar sus negocios a través de Facebook, Twitter, Instagram y otras plataformas de redes sociales.

Academia

A veces se requiere que un planificador de eventos ejecute un seminario en un entorno académico. Menos formal que una conferencia de clase, un seminario permite que los grupos pequeños se reúnan y discutan los temas académicos o la lectura requerida, así como establezcan objetivos para la investigación y la investigación continua.

Un distrito escolar que está renovando su plan de estudios de ciencias, por ejemplo, podría celebrar un seminario para que sus maestros de ciencias aborden los nuevos estándares y prácticas.

Control de llave

• Los seminarios son eventos diseñados para transmitir información, conocimiento o prácticas que son beneficiosas para la audiencia.
• Hay tres tipos generales de seminarios.
• Es mejor usar la lista de verificación preparada por la industria de planificación para crear eventos.
• Siempre planifique contingencias.
• Asegúrese de que los expertos sean conocidos por su entrega y experiencia.