Qué incluir en un hotel RFP

No es ningún secreto que los hoteleros siempre buscan formas de encontrar planificadores de reuniones y eventos que puedan seleccionar hoteles y otros lugares para reuniones, viajes de incentivos, conferencias y exposiciones.

Muchos hoteles se han basado en sitios de RFP de hotel en línea (solicitud de propuestas), como el plan de convenciones.com y sabrehotelrfp.com para promover sus capacidades de servicio de reuniones y conferencias. También han desarrollado sus propios formularios de RFP en línea.

Muchos planificadores son reacios a enviar a sus RFP de hotel a través de motores de búsqueda de terceros, prefiriendo presentar sus solicitudes de ofertas de hoteles directamente a los centros de hotel y conferencias.

Información en un hotel RFP

El Consejo de la Industria de la Convención creó herramientas útiles de intercambio de prácticas aceptadas (APEX) para ayudar con la preparación de RFP.

Los elementos básicos para un hotel RFP deben incluir lo siguiente:

• Información básica de contacto del solicitante (nombre, título, organización, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.)
• Fechas de eventos (proporcione al menos dos opciones diferentes)
• Se necesitan bloques de habitación (fechas y números de habitaciones)
• Solicitudes de sala de reuniones (fechas, tamaños de habitación, cantidades)
• Requisitos de alimentos y bebidas
• Requisitos de accesibilidad
• Requisitos de envío y recepción
• Otra información relevante

Aprovechando las herramientas de RFP

Además, la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) proporciona a sus miembros una extensa herramienta de Hotel RFP Event Levanters que desean considerar. Los elementos de la RFP del hotel GBTA incluyen lo siguiente:

• Información general de la descripción del hotel
• Información general de la descripción del solicitante de RFP
• Detalles del contrato de la habitación de huéspedes
• Tamaño del espacio de reunión total de un hotel
• Número total de salas de reuniones
• Tamaño del salón de baile o sala de reuniones más grande de un hotel
• Altura del techo para salón de baile o sala de reuniones más grande
• Disponibilidad de una sala de juntas permanente
• Número de sala de juntas de alojamiento
• Disponibilidad de espacio de exhibición dedicado
• Tamaño del espacio de exhibición
• Distancia al centro de convenciones del área
• Nombre del centro de convenciones
• Porcentaje fiscal sobre alimentos y bebidas
• Porcentaje de carga de servicio de banquetes
• Política fiscal sobre cargos de servicio de banquetes
• Disponibilidad de servicios audiovisuales internos (A/V)
• Política de descuento en servicios internos de A/V
• Capacidad de usar proveedores externos de A/V
• Número de salas de reuniones con Internet inalámbrico de alta velocidad
• Número de salas de reuniones con videoconferencia
• Tarifa por usar propios proveedores de A/V
• Métodos de pago aceptables
• Tarifas de paquetes de reunión

Además, es útil compartir con el personal de ventas de hotel el tipo de evento porque esto proporciona información sobre los objetivos de la reunión.

La buena noticia sobre trabajar con Hotels es que la mayoría debería tener bastante experiencia en elaborar eventos similares, y un gran gerente de ventas o catering podrá compartir más detalles sobre las formas de ayudar a cumplir con los objetivos.