Qué saber antes de elegir el menú para su evento

Cuando se trata del disfrute de los invitados de cualquier evento, la comida y la bebida son casi tan importantes para un evento como el propósito del evento en sí. Como planificador de eventos, es probable que sea responsable de trabajar con el profesional de la catering para planificar la comida para seleccionar cada elemento de menú para su grupo.

Planificación del menú de eventos

Ya sea que esté trabajando con un proveedor privado o el gerente de catering en el lugar del evento en sí, siempre es útil considerar varios factores antes de construir el menú. Lo primero que debe recordar es que las opciones de menú que presentan casi siempre son 100% flexibles. Y a pesar de que la mayoría de los proveedores le permitirán confirmar el menú y el personal aproximadamente tres semanas antes del evento, confirme el menú mucho antes en el proceso de planificación. Esto es lo que necesita saber antes de comenzar.

Menús de desayuno, almuerzo y cena

El menú debe incluir varias opciones de comidas preenvasadas y selecciones a la carta desarrolladas por el chef o proveedor ejecutivo. El enfoque de las diferentes comidas del día es generalmente único. Considera lo siguiente:

• Desayuno: Cuando se trata de desayunar, los menús envasados ​​suelen ser más rentables y más fáciles de seleccionar, incluidas las opciones continentales, los buffets calientes y las estaciones de desayuno. Si está ofreciendo desayuno antes del inicio del programa oficial, asegúrese de elegir la opción que mejor se adapte al horario de su evento.
• Almuerzo: La mayoría de los proveedores ofrecen varias opciones de buffet de almuerzo, opciones de "almuerzo de trabajo" (como sándwiches a la carta y lados apropiados) e incluso almuerzos en caja. Una vez más, la mejor opción del tipo de comida será completamente dependiendo del horario de su programa, así que considere cuánto tiempo tendrán que comer los invitados.
• Cena: Siempre tiene una opción de buffets de cena envasado o cenas chapadas, y ambas pueden ofrecer una opción de tres a cinco cursos. Aquí es donde encontrará elementos que reflejan las preferencias personales del chef ejecutivo y también es generalmente un momento para dejar que la comida brille la comida.

Romper las comidas y los menús de recepción

Cuando se trata de planificar la comida en un evento, la planificación no siempre se limita a tres comidas cuadradas. De hecho, muchas conferencias de varios días requieren planificación de catering más allá del desayuno, el almuerzo y la cena tal vez durante los descansos programados o las recepciones de desayuno y cóctel. El chef o proveedor ejecutivo puede presentarle varias opciones de comidas más preenvasadas, así como a las selecciones a la carta:

• Break Elementos: Si su presupuesto puede pagarlo, los descansos de temas son siempre más interesantes que las bebidas y bocadillos estándar.
• Recepciones: La mayoría de los proveedores ofrecen opciones a la carta para apasionar y caluran los paquetes de recepción de bares y alojados (cargado por hora por persona o en consumo). También pueden ofrecer estaciones de plato frías y calientes, así como estaciones de postres.

La gran pregunta de la cena: buffet o chapado?

Las siguientes consideraciones de tiempo deben servir como una buena guía para determinar la mejor manera de servir la comida:

• Chapado: Las comidas chapadas requieren al menos 1.5 horas, si no 2 horas, de tiempo de agenda para servir y limpiar adecuadamente la habitación. El servicio de comidas chapadas se usa más comúnmente para la cena y las reuniones ejecutivas de alto nivel relajado.
• Bufé: Intente permitir hasta 1 hora de tiempo de agenda para cualquier comida de buffet. Los buffets son un excelente formato para el desayuno y el almuerzo.
• Artículos aprobados: Mientras que una gran opción para Hors-D'Oeuvres, el servicio de pasar suele usarse solo durante las recepciones.

Consideraciones de necesidades especiales

Por último, pero no menos importante de las consideraciones de planificación del menú está teniendo en cuenta las necesidades dietéticas especiales. Es fundamental incorporar y notificar a su gerente de catering sobre las solicitudes y necesidades especiales que sus invitados puedan tener, incluidos, entre otros::

• Alergias a los alimentos
• Requisitos religiosos
• Otras restricciones dietéticas

La única forma de saber sobre tales necesidades especiales es preguntar, y la única forma de planificarlas es discutirlas con su profesional de catering lo antes posible.

Completar una orden de evento de banquete

La orden del evento de banquetes es la redacción formal que detalla todos los elementos de sus necesidades de catering una vez que haya pasado por todas las consideraciones y planes de planificación anteriores. Requerirá su firma (como planificador de eventos), por lo que revise cuidadosamente este documento para obtener precisión porque tanto usted como el proveedor se referirán más tarde. Incluirá las siguientes decisiones, solicitudes y requisitos:

• Bebida alimenticia
• Configuración de la habitación
• Audiovisual
• Entretenimiento y decoración
• Honorarios

Evento de alimentos y bebidas Presupuesto para saber

Al construir su presupuesto de catering, asegúrese de anticipar los siguientes cargos:

• Catering mínimos: La mayoría de las comidas requieren un personal mínimo y se cobran por persona.
• Carga laboral: Una carga mínima aplicada para configurar su evento; Sin embargo, a menudo negociable y renunciado si el evento cumple con las tarifas mínimas.
• Tarifa del chef: Cargo si su evento usa una estación de talla.
• Tarifa del camarero: Cobrado si su evento requiere servicios de barman.
• Tarifa de alquiler de habitaciones: A menudo negociable y renunciado si el evento cumple con las tarifas mínimas.
• Cargo por servicio e impuesto sobre las ventas: Anticipar el 20 por ciento o el porcentaje identificado como una tarifa de servicio e impuestos locales.