Cuándo usar servicios de procesamiento de nómina

¿Cuáles son las razones para externalizar el procesamiento de la nómina??

Incluso si solo tiene unos pocos empleados, puede decidir externalizar su nómina, es decir, entregar el procesamiento de nómina y otras responsabilidades de nómina a otra persona. A continuación hay algunas consideraciones para ayudarlo a decidir si subcontrata.

Primero veremos situaciones en las que quiera considerar la subcontratación de su nómina, luego algunas opciones de outsourcing.

La subcontratación de la nómina reduce los costos del trabajo

Si simplemente está pagando a los trabajadores de oficina, puede calcular el pago multiplicando horas por tarifa y determinar si se debe horas extras.

Pero si está produciendo un producto, debe conocer el costo de la mano de obra en cada producto, por lo que puede determinar el costo de los bienes vendidos.

Deje que el servicio se ocupe de los múltiples estados, localidades

Si tiene empleados en más de un estado, debe cumplir con los requisitos para pagar e informar los impuestos estatales sobre la renta. Si su empresa opera en diferentes ciudades, también puede tener impuestos sobre la renta locales para retener, pagar e informar.

Los cálculos de retención son complicados

Calcular las cantidades de retención para los empleados es complicado. Brevemente, debes:

• Determine la retención del impuesto federal sobre la renta en función del formulario W-4 del empleado (que se puede cambiar tan a menudo como el empleado quiera).
• Determine la retención estatal para los estados con impuestos sobre la renta, según el estado W-4 estatal.
• Determinar los impuestos de FICA sobre los salarios a las 7.65% (y debe observar a los empleados altamente pagados para asegurarse de que su retención de Seguro Social se limite al máximo para el año y para comenzar a retener el impuesto adicional a Medicare.

Incluso hacer nómina para solo un empleado puede llevar mucho tiempo, porque debe realizar los pagos y los archivos de informes requeridos de la misma manera que si tuviera muchos empleados.

Evite tratar de realizar un seguimiento de los plazos

Pago e informes de impuestos de nómina (federal y estatal, retención, impuestos de FICA, desempleo y compensación de trabajadores y opciones de nómina estatales individuales) pueden ser intimidantes.

Recuerde, sin embargo, que una fecha límite perdida para el pago o los informes puede costarle dinero en multas y multas. La subcontratación de la nómina, incluso con solo unos pocos empleados, es una opción que muchos empleadores consideran temprano en sus negocios. Puede ser la opción correcta para su negocio, dependiendo de sus circunstancias.

¿Cómo se cobran los servicios de procesamiento de nómina??

Muchos servicios de procesamiento de nómina cobran una tarifa básica para que incluso si solo tiene un empleado, está pagando más porque el servicio tiene las mismas presentaciones para un empleado que lo haría por 10. Por ejemplo, aún tendrían que presentar un Formulario 941 cada trimestre, incluso si solo tiene un empleado.

El costo incremental para cada empleado adicional es bastante pequeño. Con eso en mente, a continuación hay información sobre los servicios de procesamiento de la nómina, con sus costos y lo que proporcionan.

Servicios de nómina asistidos 

Algunos servicios hacen todo su presentación por usted. Por ejemplo, compañías como Paychex y ADP Charge por cheque por período de pago, incluida la presentación, depósito directo y recorte de cheques. Puede ingresar información en línea y asignan un especialista en nómina para ayudarlo. Como ejemplo, puede ver la gama completa de servicios de ADP en su sitio web.

Nómina de autoservicio en línea

Otros servicios lo ayudan a hacer su propia presentación. Por ejemplo, el servicio de nómina en línea de Intuit le permite completar formularios de nómina en línea. Antes de seleccionar estos servicios, verifique que sean compatibles con su sistema operativo y hardware. (Algunos no funcionan en sistemas Macintosh.)

Algunas compañías le permiten hacer su propia nómina en línea. Cobran por el número de empleados y el número de estados.

Algunos pueden tener características adicionales que podría necesitar para una situación específica (entrada de la tarjeta de tiempo, por ejemplo). Lea la información en los sitios web y comuníquese con los representantes de las empresas. Esta es siempre una buena manera de decir lo amigables que serán. He presentado solo algunos de los muchos servicios que puede encontrar en línea, pero el IRS tiene más información sobre los servicios de nómina y los proveedores que quizás desee ver.

¿Vale la pena el costo de la nómina de outsourcing??

Incluso si solo tiene un empleado, es posible que desee considerar seriamente un servicio de nómina para ayudarlo a preparar los cheques de pago y pagar e informar los impuestos sobre la nómina. Recuerde, una multa o penalización por un pago o un informe perdido podría ser más que un año de servicio de todo el año. Configurar un sistema de nómina para su negocio no es su primera prioridad, pero si tiene un servicio, es algo menos en lo que debe pensar.

Para obtener más información sobre los servicios de nómina, consulte este artículo del IRS con una lista de socios de nómina y profesionales. Por ejemplo, consulte el sitio web de la Asociación Nacional de Agentes Inscritos para un agente inscrito para ayudar con las tareas de nómina.

Advertencia! La nómina sigue siendo su responsabilidad

Incluso si contrata un servicio de nómina, usted, como empleador, todavía es responsable de los depósitos de impuestos de la nómina y los pasivos fiscales federales. Si el servicio de nómina no realiza pagos de impuestos federales, por ejemplo, el IRS puede evaluarlo, no el servicio de nómina, por las multas e intereses adeudados.

Además, la parte responsable (tal vez usted, como propietario) en su empresa también se puede responsabilizar personalmente por ciertos impuestos federales no remunerados.