5 formas de evitar problemas legales con voluntarios

Los voluntarios son geniales e incluso esenciales para su caridad. Pero, si las cosas salen mal con un voluntario, puede significar malas noticias para su organización.

Por ejemplo, ¿qué pasa si un voluntario tiene un accidente mientras sirve con usted?? ¿Qué pasa si el voluntario infringe la ley o duele a alguien más?? Su organización podría ser responsable.

Aquí hay cinco formas de hacer que sea menos probable que tenga problemas con sus voluntarios. Algunos de estos pueden parecer onerosos, pero tómese el tiempo para hacerlos bien y proteger tanto a su organización como a sus voluntarios.

Desarrollar políticas y procedimientos voluntarios

Consulte con un abogado o especialista voluntario para asegurarse de que sean adecuados. Las políticas deben explicar las tareas de voluntariado y abordar cuestiones como discriminación, acoso y otro comportamiento posiblemente ilegal.

Al prohibir explícitamente el mal comportamiento, su organización puede estar protegida de la responsabilidad. Asegúrese también de incluir protecciones para el voluntario del abuso por parte de la organización y su personal.

Escriba descripciones de trabajo para todos los puestos voluntarios

Sea explícito sobre las expectativas para el voluntario y lo que puede y no puede hacer y no puede hacer. Explique cualquier posible riesgo para el voluntario y solicite una liberación firmada de la responsabilidad. Una descripción de trabajo exhaustiva y concisa puede ayudar a proteger a la organización de la responsabilidad si el voluntario va más allá de lo que puede hacer.

Aquí hay algunas cosas para incluir en descripciones de trabajo:

• El propósito de su organización sin fines de lucro
• capacitación requerida para este puesto
• Los deberes esperados del voluntario
• El tiempo necesario para hacer la tarea
• la ubicación donde el voluntario realizará el trabajo

Requiere que cada voluntario complete una solicitud

La mayoría de las veces, vale la pena requerir una aplicación. Sin embargo, a veces con proyectos grupales que involucran una "llamada de ganado" para voluntarios, simplemente puede hacer que los voluntarios llenen una exención que libera a la organización de la responsabilidad.

La complejidad de la aplicación dependerá de la posición. Si el voluntario está trabajando con personas vulnerables como los niños o los ancianos, el bar debería ser más alto. Para tareas serviles con poco riesgo para cualquier persona, una aplicación más corta sería adecuada. Tenga cuidado de tener diferentes aplicaciones para diferentes trabajos. No tiene sentido desalentar a algunos voluntarios con una forma larga si no es necesario.

Aquí hay algunas cosas para incluir en una aplicación, cuando corresponda:

• Información personal como dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona a contactar en caso de enfermedad o accidente, licencia de conducir, prueba de seguro personal, etc.
• Calificaciones, cuando sea necesario para el trabajo, como habilidades especiales o logro educativo.
• Referencias que pueden dar fe del buen carácter o ética de trabajo del solicitante. Las referencias pueden ser de un miembro de la comunidad, otra organización sin fines de lucro donde el solicitante ha sido voluntario o un empleador.
• Permiso por escrito para hacer una verificación de antecedentes, esencial si los voluntarios trabajarán con niños u otras poblaciones en riesgo
• Renuncia a la confidencialidad para que pueda recopilar la información que necesita y compartirla adecuadamente.

Realizar una detección adecuada

Ten cuidado aquí. La detección es especialmente importante para los voluntarios que pueden estar en contacto con personas vulnerables, o que tienen que conducir mientras realizan su trabajo voluntario o participan en otros tipos de trabajo peligroso.

Sin embargo, el 31 por ciento de las organizaciones sin fines de lucro no realizan proyecciones de voluntarios según un estudio. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo piensan que pueden vigilar a sus voluntarios y descuidar las verificaciones de antecedentes adecuadas. Pero eso puede dejar a la organización abierta a responsabilidad. Piense en la evaluación como parte de sus procedimientos de seguridad y gestión de riesgos.

La detección siempre debe ser respetuosa y proteger la privacidad de los voluntarios tanto como sea posible. Obtenga consentimiento por escrito para la detección antes de continuar. Además, la pantalla de vez en cuando como precaución.

La detección puede ser tan simple como una entrevista personal o puede incluir:

• Verificación de antecedentes penales
• Registros y licencias de manejo
• Confirmación del seguro
• detección de condiciones de salud o solicitar pruebas de ciertas vacunas
• Verificación de credenciales como un certificado de enseñanza o evaluaciones de habilidades especiales

Proporcionar una excelente capacitación y gestión

Nunca solo vuelva a soltar un voluntario sin capacitación adecuada. Los voluntarios aprecian la capacitación, por lo que saben qué hacer y cuándo. Entrenar en grupos o uno a uno. Desarrollar materiales escritos que el voluntario pueda llevar con ellos y capacitar a sus tareas específicas. Asigne el voluntario a un personal de personal para su supervisión.

El entrenamiento puede incluir:

• El código de conducta de su organización
• cómo actuar cuando se representa a la organización
• Cómo identificar e informar el abuso
• cómo mantener la confidencialidad de la organización y las personas a las que sirve
• Lo que esperas específicamente del voluntario
• Cómo informar cualquier problema
• Quién está a cargo y cómo llegar a ellos

Finalmente, estar dispuestos a despedir a un voluntario si violan cualquiera de las reglas, son difíciles de llevarse bien, son poco confiables o son abusivos de alguna manera. Desarrolle un procedimiento escrito para el personal si deben dejar ir a un voluntario.

Siempre informe al voluntario por qué los está dejando ir, y luego documente el despido, tal como lo haría con un miembro del personal pagado. Tener un procedimiento, seguirlo y registrar la acción lo ayudará a que el voluntario decida presentar una queja con su alta gerencia o de otra manera intentar que le devuelva.

No olvide tener políticas para su personal que cubren cómo son para tratar a los voluntarios. Describe qué es el acoso y cómo evitarlo. Establezca un procedimiento de queja que los voluntarios puedan usar para informar cualquier abuso.

Los voluntarios quieren hacer el bien y aprecian cuando una organización está preparada para trabajar con ellos. Quieren buenas políticas en su lugar y para tener una capacitación y gestión adecuadas. Mantener a los voluntarios alrededor requiere no solo gratitud de su parte, sino también un enfoque organizado que protectora tanto de los voluntarios como de su organización sin fines de lucro.