Errores comunes que cometen los abogados al enviar correos electrónicos

Los abogados son conocidos por su naturaleza cautelosa, pero como todos los demás, pueden cometer errores al usar el correo electrónico. Algunos se convierten en historias de terror, mientras que otros son solo versiones. Los siguientes son errores comunes que cometen los abogados en los correos electrónicos.

Enviándolo desde el escritorio de '

Esta terminología pasada de moda es tonta y pretenciosa. Peor aún, la parte o la totalidad del nombre del remitente se corta porque la mayoría de las bandejas de entrada del sistema de correo electrónico no muestran los nombres del remitente tan largo. Solo usa tu nombre.

Agregar florituras elegantes

Algunos abogados intentan ser creativos con la apariencia de sus correos electrónicos. Los florituras elegantes en las firmas son comunes, al igual que los gráficos o las obras de arte innecesarias. Cualquier cosa que haga las palabras difícil de leer es una mala idea. También hace que el mensaje sea más lento para abrir. Mantenlo simple. No estás vendiendo tu habilidad artística.

Olvidando usar el bloque de firma

La mayoría de los sistemas de correo electrónico tienen un bloque de firma automatizado fácil de usar. Úselo para eliminar el riesgo de que olvide incluir información básica como su nombre, dirección y número de teléfono. Algunos abogados convierten sus pies de correo electrónico en mini-comerciales, mientras que otros adoptan un enfoque minimalista. Muchos agregan un aviso de privacidad o un descargo de responsabilidad legal. Todos estos son usos aceptables de un bloque de firma de correo electrónico. 

Enviando un correo electrónico mientras está enojado

Los abogados pueden estar especialmente en riesgo para enviar un correo electrónico mientras están enojados, aunque podría sucederle a cualquiera. En los viejos tiempos, los abogados hicieron que los secretarios escribieran sus cartas y un retraso largo antes de la recolección de correo. Recreate ese período de enfriamiento para ti antes de disparar un correo electrónico. Podría marcar la diferencia entre mantener o perder clientes, amigos y dinero.

No responder rápidamente

Algunos abogados suponen que la antigua regla de cinco días para responder a la correspondencia comercial se aplica al correo electrónico. No lo hace. La gente espera respuestas más rápidas a un correo electrónico que una carta enviada por correo. Intenta responder dentro de las 24 horas. Si el asunto es complicado, envíe un reconocimiento y hágale saber a la persona cuándo esperar una respuesta. De lo contrario, el cliente debe especular sobre si se acerca alguna respuesta.

Enviar correo a la dirección incorrecta

La función automática de los sistemas de correo electrónico es una gran conveniencia, pero aumenta el riesgo de enviar un correo electrónico al destinatario incorrecto. Esto no podría ser más que una menor vergüenza, pero en algunos casos, podría equivaler a negligencia profesional. No envíe un correo electrónico accidentalmente a las comunicaciones confidenciales del cliente a un abogado opuesto u otro cliente.

Usar "responder todo" sin verificar doble

Digamos que el abogado opuesto le envía un correo electrónico con una propuesta o una afirmación de opinión. Reenvía el correo electrónico a los otros abogados en su empresa que participan en el caso. Pronto el botón "Responder todo" se está utilizando generosamente, y nadie se da cuenta de que el abogado opuesto se está copiando en la discusión interna en su empresa. Sucede. Cuando presione "Responder todo", verifique cada dirección de correo electrónico en la lista de destinatario antes de presionar enviar.

Usando líneas de asunto descuidadas

Una línea de asunto simple e informativa, como el "caso Parkerson" o el "acuerdo propuesto por Smith" funciona mejor. No deje la línea de asunto en blanco o su mensaje puede pasarse por alto. Mantenga su tono serio y profesional, evitando cualquier tentación de usar una línea de asunto como "mi cliente idiota" o "orden de estúpido juez."Nunca olvides que se puede reenviar un correo electrónico a nadie. 

No discutas por correo electrónico

Cuando la gente habla cara a cara, las señales faciales y los tonos vocales ayudan a aclarar su intención. En las llamadas telefónicas, la voz de un altavoz señala cuando una declaración está destinada a ser sarcástica, bromeada o seria. Pero en el correo electrónico, es peligrosamente fácil leer completamente la intención de una persona y responder de manera inapropiada.

Los abogados, que discuten entre sí todo el tiempo, pueden estar especialmente en riesgo. Una respuesta activada por el cabello a la grosería o hostilidad percibida podría ser desastrosa. Espere un rato y luego lea el mensaje nuevamente. Incluso si aún percibes la grosería, intenta responder con cortesía. Puede encontrar que desactiva la situación.