Diferencias entre la planificación de eventos y la coordinación

Hay varios términos libremente definidos en la industria del evento. Es decir, palabras que se pueden interpretar de diferentes maneras. La palabra "evento" en sí mismo podría significar cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños hasta un concierto benéfico. Este uso de diferentes términos puede conducir a confusión y malentendidos, específicamente en torno a títulos de trabajo. Una de las mayores áreas de confusión se refiere a los planificadores de eventos vs. coordinadores de eventos.

Planificadores de eventos vs. Coordinadores de eventos

Fuera de la industria, muchas personas no entienden la diferencia entre un planificador de eventos y un coordinador de eventos. En términos generales, el planificador toma decisiones críticas sobre qué, cuándo, quién y cómo. Un coordinador de eventos, por otro lado, es responsable de asegurarse de que todos los detalles se ejecuten y que cada proveedor aparezca a tiempo y realice adecuadamente.

Responsabilidades de un planificador de eventos

Un planificador de eventos trabaja directamente con el cliente para determinar la visión, las necesidades y el presupuesto del cliente. Por ejemplo, si se trata de una boda, el planificador de eventos puede discutir el tono previsto de la pareja, el nivel de formalidad y el tamaño de la lista de invitados.

A partir de ahí, el planificador de eventos diseña un evento para sorprender al cliente. Elegirán un lugar y un tipo de entretenimiento, luego trabajarán con el cliente para determinar un menú. Se centran en los artículos de gran imagen que hacen que un evento sea memorable.

Convertirse en un planificador de eventos lleva años de experiencia. Un planificador conlleva mucha responsabilidad garantizar que el cliente esté contento y diseñe un evento que se ajuste a las necesidades y expectativas del cliente.

Antes de convertirse en planificador, a menudo es necesario varios años de trabajar como coordinador de eventos. Es un trampolín importante para una carrera en eventos.

Responsabilidades de un coordinador de eventos

Un coordinador de eventos no se involucra con el diseño del evento, en sí mismo. En cambio, están a cargo de administrar los componentes individuales para garantizar que el evento se vaya sin problemas.

Una vez que el planificador ha determinado la visión del evento, el coordinador ayuda al planificador a hacer que eso sea una realidad. Pueden analizar a los proveedores, organizar fechas de entrega y manejar tareas logísticas.

Las organizaciones más grandes pueden tener dos coordinadores para cada planificador, mientras que las operaciones más pequeñas solo pueden tener un coordinador que satisfaga las necesidades de todos los tomadores de decisiones ejecutivos. De cualquier manera, generalmente hay una línea directa de supervisión sobre la posición del coordinador. Eso no significa que los coordinadores de eventos lo tengan fácil. La mayoría de ellos tienen la difícil tarea de organizar todo en el sitio con solo unas pocas horas antes de que comience el evento. Esto, por supuesto, es cuando ocurren la mayoría de los problemas, por lo que un buen coordinador está enfocado, organizado e ingenioso.

Esta es una gran posición para aquellos que buscan comenzar una carrera en la planificación de eventos. Trabajar como coordinador le brinda una base sólida para pasar a un rol de planificador de eventos más adelante en su carrera. Un coordinador fuerte vale su peso en oro para cualquier planificador, y la seguridad laboral (si es bueno en su trabajo) está prácticamente garantizada.

Ingresar a una carrera en la coordinación de eventos, obtener una pasantía o ser voluntario con una organización sin fines de lucro para ayudarlos a planificar sus eventos de recaudación de fondos puede ser ventajoso. Obtendrá experiencia práctica en la coordinación de un evento real y construirá su red profesional al mismo tiempo.