Cómo completar el formulario de USCIS I-9

Antes de finalizar la contratación de nuevos empleados, debe hacer que completen una lista de papeleo de nuevo alquiler. Un documento en esta lista es la verificación de elegibilidad del empleo I-9. Para completar el formulario, el empleado debe mostrarle documentos que verifiquen que es elegible para trabajar en la U.S.

Aprenda cómo funciona el Formulario I-9, incluida la forma en que usted y sus nuevas contrataciones pueden completar este importante formulario.

Control de llave

• El Formulario I-9 debe completarse para cada nueva contratación en su pequeña empresa, para verificar la elegibilidad de la persona para trabajar en la U.S.
• El empleado debe presentar documentos que muestren la identidad y la elegibilidad laboral, y el empleador debe revisar y verificar los documentos.
• No tienes que enviar el Formulario I-9 a la U.S. Servicio de aduanas e inmigración, pero debe mantener copias firmadas en caso de una auditoría o investigación.

¿Qué es el formulario I-9?? 

Formulario I-9, o el formulario de verificación de elegibilidad del empleo es requerido por la U.S. Servicio de Aduanas e Inmigración (USCIS) para proporcionar documentación de que un empleado recién contratado está autorizado a trabajar en la U.S. El nuevo empleado debe completar este formulario y proporcionar documentación apropiada de (a) identidad y (b) elegibilidad de empleo, y el empleador debe revisar y verificar los documentos.

El formulario I-9 se actualiza periódicamente. Para asegurarse de tener el último formulario, mire la fecha de vencimiento en la esquina superior derecha. Para obtener más información sobre las fechas de revisión del Formulario I-9, puede registrarse para recibir actualizaciones por correo electrónico del USCIS.

Quien necesita completar el formulario I-9? 

El Formulario I-9 debe ser completado por cada nuevo empleado y su empleador en el momento de la contratación, este medio antes o el primer día de empleo. Pero no puede necesitar que alguien complete el formulario antes de aceptar un trabajo con su empresa.

No necesita usar un I-9 para verificar la elegibilidad laboral de los contratistas independientes (no empleados, trabajadores domésticos informales o empleados que no trabajan en la U.S.). Los propietarios de trabajo por cuenta propia no necesitan completar este formulario porque no son empleados. Una excepción: los propietarios de una corporación a veces trabajan como empleados. En este caso, complete el Formulario I-9 y tenga el archivo de cada propietario/empleado.

Tiene derecho a no contratar a un solicitante o cancelar a un empleado que no produzca los documentos de verificación de empleo requeridos o que sabe que no está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Cómo completar un formulario I-9

Completar el Formulario I-9 es un proceso de dos pasos. Primero, el empleado completa su parte, con información personal e información sobre su elegibilidad para trabajar en la U.S. Luego, el empleado presenta documentos que respaldan sus declaraciones y el empleador revisa los documentos y los verifica.

El empleado debe presentar documentos que muestren la identidad y la elegibilidad del trabajo. Pueden hacer esto de una de dos maneras:

• Presentar una lista de un documento (como un pasaporte) que muestra la identidad y la elegibilidad laboral
• Presentar un documento de la lista B que muestra la identidad y un documento Tipo C que muestra la elegibilidad de trabajo.

Puede encontrar las listas de documentos en línea en la I-9 Central (con muestras de cada tipo de documento) o en las instrucciones para el Formulario I-9. Para obtener más información, consulte el manual de USCIS para empleadores.

Sección 1

El empleado completa esta parte del formulario dando su nombre y otra información personal. También deben dar fe de su estado laboral, con los números de documentos apropiados:

• Ciudadano de la u.S.
• Nacional no ciudadano
• Residente legal permanente
• Alien autorizado para trabajar hasta una fecha de vencimiento

Si alguien está traduciendo para el empleado, debe incluir la información del traductor.

Sección 2

En esta sección, el empleador incluye información sobre el documento o documentos que el empleado les da. Ingrese un documento de la lista A o un documento de cada una de la lista B y la lista C:

• Titulo del documento
• La autoridad emisora
• Número del Documento
• Fecha de vencimiento (o "n/a" si ninguno)

También debe incluir la primera fecha de empleo del empleado y proporcionar información sobre el firmante del formulario y el empleador o un representante autorizado.

Debe mirar los documentos proporcionados por cada empleado y debe aceptarlos si parecen ser genuinos. No puede aceptar copias, excepto los certificados de nacimiento. El USCIS no verificará documentos específicos a menos que se envíen a través del sistema E-Verify.

Seccion 3

Esta sección es para reverificar y rehiros. Puede usar esta parte del formulario para volver a verificar a un empleado para un documento que haya expirado.

¿Dónde archiva el formulario I-9??

No necesita enviar una copia de cada formulario I-9 al USCIS.Asegúrese de tener un formulario completo (las secciones de empleador y empleado) para cada empleado y mantenga los formularios donde pueda recuperarlos en caso de auditoría o inspección.

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿Para qué se usa un formulario I-9??

El u.S. El Servicio de Aduanas e Inmigración (USCIS) requiere que los empleadores usen el Formulario I-9 para verificar la identidad de los nuevos empleados y la elegibilidad del empleado para trabajar en la U.S. Los empleados deben presentar documentos al empleador que muestren identidad y elegibilidad, y el empleador debe revisar y verificar los documentos observando títulos de documentos.

Tanto el empleador como el empleado dan fe de los documentos, con sanciones si cometen perjurio al dar información falsa. Un empleador no puede contratar o debe despedir una nueva contratación o empleado que no tenga la documentación apropiada o que se sabe que no está autorizado para trabajar en la U.S.

¿Hay una versión electrónica del formulario I-9??

El Formulario I-9 está disponible en una versión PDF más llena que puede usar para completar la información en los espacios en blanco y guardarla en una computadora. También puede descargarlo en un dispositivo móvil. La versión de descarga no se puede firmar electrónicamente, por lo que incluso si ingresa la información en el formulario PDF, debe imprimirla para ser firmada tanto por el representante de su empresa como por el nuevo empleado.

También puede obtener una versión en español del formulario I-9, pero solo se puede usar en Puerto Rico. La versión en inglés del formulario debe usarse en todos los demás U.S. estados y territorios.

¿Cuál es la penalización por no completar el Formulario I-9??

Los empleadores pueden ser penalizados por perjurio (que dan declaraciones falsas) por contratar a sabor a un empleado no autorizado, los empleadores también tienen prohibido contratar a cualquier persona, incluida la U.S. ciudadanos, sin verificar su autorización de identidad y empleo en el Formulario I-9.

Los empleadores pueden ser multados si el formulario no se completa adecuadamente, y las personas pueden ser procesadas por información falsa a sabiendas e intencionadas. Se pueden imponer sanciones y multas por estas violaciones para cada individuo (empleado) que no estaba autorizado o no verificado. Debe guardar todos los formularios I-9 y tenerlos disponibles si el USCIS inspecciona su negocio.