Cómo gestionar los cambios en los proyectos

Los gerentes de proyectos pasan mucho tiempo produciendo planes y estableciendo objetivos del equipo. Los patrocinadores, las partes interesadas y los equipos pasan mucho tiempo haciendo cambios en el alcance del trabajo y el proceso de implementación. Tener un proceso de gestión de cambios claro y fácil en su lugar y un ojo estable sobre la imagen más grande, incluso cuando algunos de los detalles cambian, contribuye en gran medida a mantener el proyecto avanzando y permitirle mantener la fresca.

Acepta que ocurre el cambio

Los cambios ocurren en prácticamente todos los puntos del ciclo de vida de gestión de proyectos. Reconocer que los cambios son inevitables, de hecho, a menudo beneficiosas, partes del proceso permiten a los mejores gerentes de proyecto adoptar enfoques más ágiles para la planificación y la ejecución. Tener estrategias para lidiar de manera efectiva con los cambios a medida que ocurren es la forma más rápida de mantener el ojo de todos en el premio, incluso frente a lo que a veces puede parecer cambios constantes en la dirección.

Un proceso de gestión de cambios estructurado definido es su libro de jugadas de ejecución; Tu estrategia 'Biblia'. Definirá, para usted, la mejor manera de responder como líder a las sugerencias, incluso las demandas, para el cambio dentro del proceso de desarrollo. Te ayudará a navegar, con gracia y con garantía, a veces paisajes colaborativos contenciosos hacia el logro de las metas finales de todas las partes.

El proceso de gestión del cambio

El proceso de gestión de cambios se ve así:

• Recibir solicitud/demanda de cambio en el proceso en el proyecto
• Evaluar la solicitud/demanda de cambio con un enfoque en el presupuesto del proyecto con respecto a:
  • materiales
  • Cualquier requisito de permiso relevante
  • horas hombre
  • tiempo perdido/ganado
• Prepare y presente a los accionistas del proyecto/Enlace sus recomendaciones sobre cómo proceder en relación con las solicitudes (s)
• Recibir la aprobación o la declinación de la decisión de los accionistas para proceder

Veamos cada uno de esos pasos a su vez:

Recibir solicitud/demanda de cambio en el proceso en el proyecto

Recibirá una solicitud para cambiar el proyecto de cientos de maneras diferentes: en una reunión, por correo electrónico, por teléfono, en el corredor a medida que sale de la oficina por la noche. Idealmente, obtendrá la información sobre un formulario de solicitud de cambio, pero debe saber que en la vida real muchas partes interesadas importantes piensan que completar este tipo de papeleo es el trabajo del gerente del proyecto, y en su empresa, podría ser.

La plantilla de solicitud de cambio de proyecto (más sobre eso en un minuto) debe capturar con precisión y sucintamente todos los detalles de la solicitud, sin embargo, que lleguen a usted. Una vez que sienta que todos los detalles se registran con precisión, ejecute el formulario más allá del iniciador para la verificación de que todos los puntos se han abordado completamente.

Recuerde que los cambios también podrían tratarse de hacer ejercicio. No siempre asuma que los cambios se relacionan con poner trabajo en. El proceso es el mismo independientemente de si está aumentando o disminuyendo el alcance del proyecto.

Realizar evaluación de cambios

Mire la solicitud de cambio en detalle. Evaluará el impacto en:

• Cronograma
• Documentación
• Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo aún para hacer
• Presupuesto
• Medidas de calidad
• Alcance
• Disponibilidad de recursos

Por ejemplo, un cambio de software puede estimarse a los cinco días. Esto no solo agregaría cinco días al horario porque expulsaría otra tarea y lo movería en un plazo donde el recurso clave está en unas vacaciones. Esa tarea también debería moverse, por lo que en general este cambio agregaría ocho días al cronograma. Costaría $ 5k por hacer, y los ocho días adicionales nos llevan a otro mes con el contrato de proveedor, por lo que también hay costos a considerar allí. La calidad permanece igual pero el alcance cambia para incorporar el nuevo cambio. Toda la documentación relevante debería actualizarse, incluido el plan del proyecto y los manuales de capacitación, que ya se han iniciado.

Entonces, en el panorama general, un simple cambio de cinco días tiene efectos rotundos. Es importante considerar todos los factores relevantes antes de tomar una decisión de implementación, ya que tener la imagen completa puede cambiar el resultado.

Preparar y presentar recomendaciones

Armado con una comprensión del impacto total del cambio o los cambios solicitados, presente sus recomendaciones con respecto a la viabilidad del cambio.

En algunos casos, los cambios no se implementarán porque el beneficio percibido será menor que el costo. En otros casos, se puede encontrar suficiente beneficio para compensar el costo de hacer el trabajo adicional. Otros casos, aún así, demostrarán que los cambios son inevitables y están más allá de su control, independientemente del efecto negativo, como resultado de problemas regulatorios o de cumplimiento, o problemas internos como la reestructuración organizacional.

La decisión

Para pequeños cambios que caen dentro de su límite de autorización, la decisión de aceptar o rechazar los cambios se basa con usted (con la aportación correcta del equipo). Cualquier cosa más grande debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto o la junta del proyecto. Términos para lo que cae bajo qué categoría generalmente se explican claramente al comienzo de cualquier proyecto.

Independientemente del resultado, es importante mantener a todos los involucrados en el proceso informado. Alienar a los miembros del equipo en cualquier momento del desarrollo puede costar la integridad de todo el proyecto, y cualquier colaboración futura también.

Herramientas de gestión de cambios

Se han desarrollado una serie de herramientas de gestión de cambios para facilitar este proceso y más optimizado. Central para cada caja de herramientas de gestión de cambios debe ser:

• Una lista de verificación o mapa de procesos para caminar a las partes interesadas a través de los pasos adecuados para elevar un cambio al alcance del proyecto
• Un formulario de solicitud de cambio de plantilla (Nota: Si sus proyectos trabajan en línea desde un flujo de trabajo automatizado, es una gran idea tener este formulario incluido en su lista de documentos)

Desarrollo de un formulario de solicitud de cambio de proyecto

El formulario de solicitud de cambio de proyecto debe incluir:

• El nombre de la persona que solicita el cambio (el 'solicitante').
• Un identificador único, como un número de cambio (puede agregar esto a sí mismo más tarde, ya que es poco probable que alguna de las personas que recaude la solicitud y el uso del formulario sepa qué ingresar aquí).
• Una descripción del cambio propuesto, con tantos detalles como sea posible.
• La categoría del cambio. Idealmente, los solicitantes deberían poder elegir entre una categoría prepoblada para esta sección para que solo tengan que marcar la casilla. Este es un buen lugar para tener en cuenta si una solicitud de cambio es relativa a la regulación o el cumplimiento interno: si es (realmente), puede pasar por alto muchos pasos de planificación y evaluación y simplemente continuar con ella.
• El 'por qué' del cambio. ¿Cuál es la justificación para implementarlo?? ¿Por qué el solicitante lo quiere??
• Impacto potencial del cambio propuesto a diferentes elementos del proyecto, incluidos el tiempo, el costo, la calidad y el alcance. El solicitante puede no tener todos los detalles, por lo que puede requerir su asistencia que llena estos espacios en blanco a través del paso de evaluación de cambios. El mínimo que busca en este punto es la aclaración de si puede aumentar, disminuir o cambiar los parámetros del proyecto existentes.

Los formularios de solicitud de cambio deben completarse con espacio para obtener detalles para que lo complete, ya que se discute el cambio más. Una plantilla también debe incluir espacio para:

• Decisión de cambio: aceptar, rechazar o diferir
• Nombre de la persona que toma la decisión (o grupo) más la fecha en que se tomó la decisión y cualquier comentario adicional.

Cambios y gestión del alcance del proyecto

La gestión del alcance del proyecto es el proceso que filtra y refina las distinciones entre lo que es necesario para ejecutar un proyecto con éxito y lo que no es. Cuando se reciben solicitudes de cambio de proyecto, es necesario considerar cómo esos cambios pueden afectar el proyecto en general. Su proceso de gestión de cambios lo ayuda a refinar y definir dentro del contexto, por qué un cambio es o no práctico o necesario.

Vale la pena mencionar una guía del cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (guía PMBOK): vale la pena mencionar la gestión del cambio de proyecto de cobertura de la Sexta Edición porque no es tan intuitivo como podría pensar. La "Guía PMBOK"Incluye excelentes pautas de inicio en forma de un proceso llamado 'alcance de control' en la sección de gestión del alcance del proyecto. Sin embargo, el proceso de gestión del cambio en los proyectos debe manejarse de una manera más integrada, y eso se refleja en el texto. Los usuarios de la "Guía PMBOK" también deben consultar el proceso de control de cambio integrado, ya que establece claramente cómo todo se une en el panorama más grande.

A los fines de convertirse en PMP, es importante comprender cómo la "Guía PMBOK" cubre la gestión del cambio, ya que será parte de su examen. Pero tenga en cuenta que el proceso de gestión del cambio que utilizará en los proyectos debe ser integrado, fácil de seguir y práctico.

Liderando a su equipo a través del proceso de cambio

El equipo del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que ayuda a que se comprometan activamente al administrar los cambios en el proceso.

Aquí hay cinco formas en que puede ayudar a su equipo a llegar rápidamente a un acuerdo con el proceso de gestión del cambio de proyecto:

1. Estar abierto sobre los cambios. Hágale saber a su equipo que se espera un cambio en proyectos.

2. Estar abierto sobre el proceso. El proceso de gestión del cambio discutido aquí no es algo natural para todos. La mayoría de los miembros del equipo no sabrán lo que se espera de ellos hasta que se les aconseje. Establezca una sesión informativa para pasar por el proceso con ellos y hacer que cada uno sepa cuál es su papel en su ejecución.

3. Hazlo facil. El cambio de proyecto es a menudo, en el mejor de los casos, un caos controlado. Los pasos que toma para navegar con éxito definen su temple como gerente de proyecto. Su equipo puede encontrar cambios inquietantes, especialmente los grandes o los que invierten las decisiones que invierten mucho. El horario es incorrecto, el presupuesto puede ser diferente, los requisitos son ciertamente diferentes.

Su equipo busca orientación y estabilización. Hacer que el proceso sea lo más fácil posible para ellos.

4. Estar ahí para ayudar. Una nueva forma de trabajar lleva tiempo para integrar con éxito. Si previamente ha administrado el cambio de proyecto de manera informal (o no en absoluto), el cambio a un proceso formal podría llevar un tiempo convertirse en "la forma en que hacemos cosas por aquí". Hágale saber al equipo que usted está allí para ayudarlos si necesita pasar algo más allá de usted.

5. No tengas miedo de decir que no. No todos los cambios son propuestas sensatas. Hágale saber a su equipo que si se sienten fuertemente acerca de que un cambio no es lo correcto para el proyecto en este momento, lo respaldará en esa conversación con el solicitante de cambios.

No gestionar el cambio de manera efectiva es la principal de las formas en que un proyecto puede descarrilarse por completo, así que ten cuidado con. Armado con la información y los procesos correctos, los cambios en el proyecto se pueden tratar de una manera controlada, inteligente y beneficiosa para todos los involucrados.