Cómo tomar las actas de la reunión

Las actas de la reunión son las notas detalladas que sirven como un registro oficial escrito de una reunión o conferencia. La persona a cargo de la reunión generalmente pide a uno de los participantes que atiendan esta tarea. Un día, que alguien podría ser tú. Si bien no es un trabajo terriblemente difícil, tomar minutos es importante. Dado que las actas de la reunión son un registro oficial de lo que ocurrió, la precisión es crucial. Tendrá que tomar notas de reunión exhaustivas a las que las personas deben poder consultar más adelante si es necesario.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a manejar esta tarea con delicadeza. Descubra qué hacer antes, durante y después de la reunión para asegurarse de tomar actas efectivas.

Antes de la reunión

• Elija su herramienta de grabación. ¿Irás de la vieja escuela y usas un bolígrafo y un papel o te irás de alta tecnología y usas una computadora portátil, tableta o teléfono inteligente?? Consulte con su jefe para ver si prefieren que use un método en particular.
• Asegúrese de que su herramienta de elección esté en funcionamiento y tenga una copia de seguridad en caso de que su original falle. Si trae una computadora portátil, por ejemplo, también tiene un bolígrafo y un papel a mano. No desea tener que detener la reunión mientras busca algo para escribir si su computadora se bloquea.
• Lea la agenda de la reunión antes de que comience la reunión. Le permitirá formular un contorno durante sus minutos. Deje algo de espacio debajo de cada artículo y escriba sus notas allí. Hacer esto hará que su trabajo sea un poco más fácil, siempre que la persona que ejecute la reunión se adhiera a la agenda.

Durante la reunión

• Pase una hoja de asistencia y asegúrese de que todos se registren. Deberá incluir una lista de todos los asistentes en las actas de la reunión oficial.
• Asegúrate de saber quiénes son todos. De esa manera, podrá identificar quién está hablando y registrar correctamente esa información.
• Tenga en cuenta la hora en que comienza la reunión.
• No intentes escribir cada comentario. Está bien incluir solo las ideas principales. Tenga mucho cuidado de no dejar de lado elementos con los que no está de acuerdo. Tus sesgos no deberían influir en ti. Recuerde que esta es una cuenta oficial, no su opinión sobre lo que sucedió.
• Escriba todos los movimientos, quién los hicieron y los resultados de los votos, si los hay; No necesitas escribir quién secundó una moción. Por supuesto, las reglas de su organización pueden diferir, así que verifique aquellos con su jefe primero.
• Si los votos sobre alguna moción o discusión se aplazan hasta la próxima reunión, tome nota de eso.
• Registre el tiempo final de la reunión.

Después de la reunión

• Escriba las actas lo antes posible después de la reunión, mientras que todo está fresco en su mente. Si encuentra un error en las notas de su reunión o tiene una pregunta, puede aclararlo rápidamente hablando con otros asistentes.
• En la copia final de las actas, incluya el nombre de la organización, el título del comité, el tipo de reunión (diario, semanal, mensual, anual o especial), y su propósito.
• Dar los tiempos que comenzó y terminó.
• Proporcionar la lista de asistentes y una nota sobre quién dirigió la reunión. Incluya su nombre en la lista de participantes y, entre paréntesis después de su nombre, diga que tomó las actas. Alternativamente, al final del documento, puede firmar escribiendo "respectivamente enviado por", seguido de su nombre.
• Revise los minutos antes de enviarlos. Pregúntele a alguien más que atendió también que los revisara. Podrán hacerle saber si accidentalmente dejó algo fuera.
• Envíelos a la persona que dirigió la reunión a menos que se le indique que haga lo contrario.