Cómo escribir correos electrónicos efectivos

Muchos de nosotros no aprendimos a escribir correos electrónicos en la escuela, sin embargo, saber cómo escribir un correo electrónico es una habilidad invaluable en el lugar de trabajo. Esto es particularmente cierto para aquellos que trabajan (o buscan) trabajos de teletrabajo. Junto a la buena etiqueta del teléfono, probablemente no haya habilidades tan importantes como el correo electrónico cuando se trata de conseguir, y mantener, un trabajo de trabajo en el hogar.

Un correo electrónico bien escrito facilita que el destinatario entienda y actúe en su mensaje. En la búsqueda de empleo, el correo electrónico puede preceder o incluso reemplazar la primera impresión cara a cara, por lo que la puntuación adecuada y un mensaje coherente es clave. Y en el trabajo, los correos electrónicos poco claros causan confusión y retrasos. Siga estos consejos para escribir correos electrónicos efectivos a colegas, clientes, clientes potenciales, gerentes de contratación e incluso amigos y familiares.

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Primero, considere el mensaje y el destinatario

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Un correo electrónico debe comenzar en su mente, no con los dedos en el teclado. Para escribir el correo electrónico de manera efectiva, primero, considere por qué estás escribiendo. ¿Qué tipo de respuesta quieres?? ¿Qué mensaje desea impartir?? Si solicita información, solicita un trabajo o solicita sobre las aberturas, asegúrese de que su solicitud de acción del destinatario esté clara.

A continuación, considere el punto de vista del destinatario. ¿Qué información necesitan para tomar medidas o comprender su mensaje?? Dar información de fondo necesaria (pero no excesiva). Además, tenga en cuenta la etiqueta apropiada para este destinatario en particular. Los emoticones y las abreviaturas, como OMG o LOL, no son apropiados para las solicitudes de empleo y la mayoría de los correos electrónicos comerciales.

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Escriba una línea de asunto de correo electrónico descriptivo

Cuando escriba un correo electrónico, no escriba algo vago en la línea de asunto como "hola" o "trabajos de trabajo en casa" o deje en blanco. Los correos electrónicos con este tipo de línea de asunto tienen una buena oportunidad de terminar en la caja de spam del destinatario o simplemente ignorado. Si está solicitando un trabajo, coloque el nombre del puesto en la línea de asunto. Si el correo electrónico es para un colega, haga de su línea de asunto una frase breve que resume el propósito del mensaje.

Otro beneficio de escribir una línea de asunto descriptiva es que será más fácil para usted encontrar en su bandeja de entrada si necesita buscarla más tarde. Sin embargo, algo con una línea de correo electrónico como "pregunta" no será útil.

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Saluda al destinatario correctamente

Si conoce el nombre de su destinatario pero no los conoce personalmente, salude usando un título, por ejemplo,. Querida Sra. Brunelli. (Use "MS."Para las mujeres, cuando no está seguro de si" Sra."O" señorita "es apropiado.) Si no está seguro sobre el género, simplemente use el nombre y apellido, yo.mi. Querido Chris Smith. Si no sabe el nombre de la persona, comience su correo electrónico sin saludo o use un saludo simple, por ejemplo,. Hola, saludos, querido gerente, etc.

Si el correo electrónico es a un colega o a alguien más que conozca, use el nombre que usaría en persona o en el teléfono.

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Use gramática y puntuación correctas

Es muy importante usar la gramática correcta en un correo electrónico. Consciente o inconscientemente, los lectores penalizan a los remitentes por errores gramaticales.

• Oraciones de ejecución - Cuando escribe un correo electrónico, no ahorre los períodos. Esa pequeña pausa les da a los lectores tiempo para tomar los significados de las palabras. Las oraciones cortas permiten más de estas pequeñas pausas. Rompe las oraciones largas incluso cuando no son técnicamente oraciones.
• Comas - Muy pocas o demasiadas comas pueden ser confusas. Aprender a usar la coma correctamente.
• Tema de concordancia verbal - Las oraciones con este tipo de error son banderas rojas para empleadores que buscan candidatos con buenas habilidades de comunicación. Reglas de revisión para el acuerdo de sujeto-verbo.

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Verifique la ortografía y la capitalización

Use un corrector ortográfico, pero no confíe en él. Un corrector ortográfico no atrapará "ellos" para "el" o "allí" para "su", y este tipo de error indica descuido. No use abreviaturas de mensajes de texto como "u" para "usted" o "aunque" para "."

Use la capitalización correcta. La mayoría de las personas saben capitalizar el comienzo de la oración y los sustantivos propios, pero muchos no lo hacen en los correos electrónicos. Demuestre que no le importa tomar esa fracción adicional de segundo para llegar a la tecla de cambio. Por otro lado, demasiadas letras mayúsculas pueden distraer al lector. Evite escribir frases en todos los límites (que muchos interpretan como el equivalente a los gritos en persona), así como capitalizar, solo por énfasis, la primera letra de palabras que no están al comienzo de una oración o sustantivos propios.

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Utilizar formato simple en el correo electrónico

Recuerde que los programas de correo electrónico se muestran de manera diferente. Lo que se ve perfectamente alineado en su pantalla puede ejecutarse juntos en la de otra persona. Por esta razón, evite pegar un documento de procesamiento de palabras altamente formateado, como un currículum o carta de presentación, en un correo electrónico. Use documentos escritos en formato de texto plano. 

Hacer breves párrafos. Como períodos, las salidas de párrafo le dan un descanso al ojo al lector. Alguien que lea el correo electrónico en un teléfono celular se beneficiará de los párrafos cortos. Pero tenga cuidado de seguir las reglas básicas con respecto a los párrafos.

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Sé conciso

Los correos electrónicos serpenteantes que entierran el punto que se presentan y finalmente se olvidan. O peor, pueden ser incomprendidos. Aclare su propósito, utilizando un lenguaje conciso.

• Eliminar a la palabra - Escribe con verbos activos. "Jack me envió los formularios" usa un verbo activo. "Los formularios me fueron enviados por Jack" es pasivo. La forma pasiva solo usa unas pocas palabras más, pero se suma. Más que eso, requiere que los lectores reorganen las ideas en sus cabezas.
• Pegarse al punto - Resista la tentación de agregar información o ideas extrañas. Guárdalos para otro correo electrónico.
• Usa puntos de bala - Estos permiten a su lector usar pistas visuales para disfrutar de lo importante. Pero en caso de duda sobre cómo se mostrarán las balas, use asteriscos o guiones para crear balas.

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Significa el correo electrónico adecuadamente

Si su correo electrónico es predeterminado a una firma estándar, asegúrese de que sea apropiado para el correo electrónico particular que está enviando. Las firmas con declaraciones políticas o los nombres y edades de sus hijos están bien para el correo electrónico personal, pero para el trabajo usa una firma menos personal. Dependiendo de su trabajo y su empleador, aún puede personalizar su firma de correo electrónico con una cotización. Elige algo no controvertido. Si está preguntando sobre un trabajo, use su firma para dar información de contacto apropiada sin cotizaciones o personalización adicional.

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Volver a leer/repensar antes de golpear el envío

Verifique los errores de ortografía y puntuación antes de presionar enviar. Si encuentra un error en un correo electrónico para una aplicación de empleo, corríjalo, entonces vuelva a leer antes de presionar enviar. Pero también releer el contenido. Si su correo electrónico es largo, piense en formas de hacerlo más conciso. Y si su correo electrónico es controvertido o fue escrito con ira, golpear no enviar. Vuelve a eso unas horas o un día después y vea si todavía quieres enviarlo.

Esto puede sonar mucho antes de enviar un correo electrónico, pero si está enviando correos electrónicos efectivos y está organizando de manera más eficiente su correo electrónico, encontrará que en realidad tiene más tiempo no menos.