Compra para pagar (P2P) Descripción general de la cadena de suministro

El proceso de compra para pagar, también conocido como el proceso P2P, conecta los procesos de adquisición y la cadena de suministro completa dentro de una empresa a través del proceso de recibo de bienes, y finalmente al pago emitido al proveedor.

En los últimos años, las empresas han observado cuidadosamente su compra para pagar procesos a:

• Reducir los costos generales de la cadena de suministro y el inventario
• Libere en efectivo necesario
• Mejorar el rendimiento operativo
• Tomar decisiones financieras mejoradas

Además de reducir los costos generales de la cadena de suministro y el inventario, mejorar el proceso de compra para pagar puede agregar una visibilidad que permita a la gerencia la oportunidad de tener una mejor comunicación con el proveedor sobre dónde están los artículos en el proceso de entrega y el pago al proveedor.

Elementos del proceso de compra para pagar

Hay muchos elementos en el proceso P2P, cada uno de los cuales es importante en el proceso general. El proceso comienza con el abastecimiento de artículos y termina con el pago al proveedor seleccionado.

Abastecimiento

El proceso P2P comienza con el departamento de compras que se le solicita a la investigación y al desarrollo o al departamento de producción que encuentre un proveedor para un artículo o servicio especial. El departamento de I + D puede haber producido una especificación dentro de la cual el proveedor tiene que realizar. 

En algunos casos, el artículo puede ser un artículo de stock estándar que se necesita para el proceso de producción, y solo puede requerir que el departamento de compras encuentre el artículo de mejor calidad al mejor precio. Dependiendo del artículo o servicio requerido, el departamento de compras puede emitir una solicitud de cotización (RFQ) o puede seleccionar proveedores adecuados basados ​​en relaciones anteriores.

Contratos

Cuando el departamento de compras ha seleccionado un proveedor o proveedores adecuados, habrá un proceso de contratación en el que los proveedores y el departamento de compras negociarán un contrato según el precio, los términos de pago y los horarios de entrega.

Adquisitivo

Después de firmar los contratos entre la Compañía y el proveedor, las órdenes de compra se pueden recaudar y enviar al proveedor. Para mejorar el tiempo de entrega de los artículos, la compañía puede enviar la orden de compra electrónicamente en lugar de enviar o enviar por fax.

Al enviar una orden de compra electrónica, la información se puede ingresar directamente en el sistema informático del proveedor. Para garantizar que exista visibilidad, el proveedor debe proporcionar la información de progreso de la empresa, como fechas de entrega y documentos actualizados, como el aviso de envío (ASN).

Entrada de mercancías

Después del envío de los artículos del proveedor, el siguiente paso es que esos artículos lleguen al cliente. Se verificarán los artículos para garantizar que la cantidad sea la misma que la orden de compra, así como verificar los artículos por daños y calidad.

Si hay algún problema con los artículos recibidos, el cliente informará al proveedor para que se pueda devolver cualquier artículo o un descuento.

Facturación

El proveedor puede facturar al cliente en cualquier momento después de que se envíen los artículos. Al utilizar una solución de facturación electrónica, el proceso P2P se puede optimizar para que la información se ingrese en el sistema de cuentas por pagar del cliente.

Cuando se reciben los artículos, coincidentes con la factura y la orden de compra, el procesamiento de la factura puede comenzar.

Procesamiento de factura

En el proceso P2P, se debe realizar el procesamiento de facturas para que se obtengan cualquier descuento ofrecido por el proveedor. En el contrato negociado, el proveedor puede ofrecer descuentos para el pago realizado por el cliente antes de que se deba el pago.

Por ejemplo, el proveedor puede ofrecer un descuento del cinco por ciento para los pagos realizados menos de diez días después de la recepción de los artículos.

Analítica

Como parte del proceso P2P, una empresa debe tener una viabilidad completa con su gasto de compra. El monitoreo constante del gasto identificará áreas que podrían ser motivo de preocupación, como los proveedores, el aumento de los precios o el gasto deshonesto.

Un proceso P2P que incorpora las mejores prácticas puede ahorrar dinero a las empresas. Debe incluir limitaciones en lo que se puede comprar fuera del proceso P2P estándar.

Al permitir compras no estándar, las incidencias de los costos innecesarios aumentan y la vigilancia de estas compras puede desperdiciar recursos que podrían ahorrarse si se usó el proceso P2P correcto.