Requisitos para el formulario de verificación de elegibilidad de empleo I-9

El Formulario de elegibilidad I-9 es requerido por la Ley de Reforma Inmigratoria, verificando la identidad de un empleado y su elegibilidad para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Si un empleador pierde algún paso u olvida incluir los documentos adecuados, corren el riesgo de multa con posibles y muy graves complicaciones legales, por lo que es tan importante verificar todos los aspectos de los empleados I-9.

Enumere los documentos A que establecen la identidad y la elegibilidad para el empleo

En el I-9, hay una lista requerida de documentación para probar la identidad. Estos documentos establecen identidad y elegibilidad para trabajar en la U.S. y se consideran una prueba aceptable de ambos.

• U.S. Pasaporte (no vencido o caducado)
• Certificado de u.S. Ciudadanía (Forma N-560 o N-561)
• Certificado de naturalización (Forma N-550 o N-570)
• Pasaporte extranjero no vencido con un adjunto Formulario I-94 indicando autorización de empleo no vencida
• Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjeros con fotografía (Formulario I-551)
• Tarjeta de residente temporal no vencida (Formulario I-688)
• Tarjeta de autorización de empleo no vencida (Formulario I-688a)
• Permiso de reingreso no vencido (Formulario I-327)
• Documento de viaje de refugiados no vencidos (Formulario 1-571)
• Documento de autorización de empleo no vencido emitido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que contiene una fotografía (Formulario I-688b)

Lista de documentos B que establezcan identidad

En ausencia de cualquiera de los documentos anteriores, un empleado tendría que presentar otros dos, uno para la prueba de identidad y el otro para la prueba de la elegibilidad de empleo. Los siguientes documentos pueden usarse para establecer la identidad de un empleado:

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, altura, color y dirección de los ojos
• Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, altura, color de ojos y dirección
• Tarjeta de identificación de la escuela con una fotografía
• Tarjeta de registro de votantes
• U.S. Tarjeta militar o récord de draft
• Tarjeta de identificación del dependiente militar
• U.S. Tarjeta de marinero comercial de la Guardia Costera
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense

Enumere los documentos C que establecen la elegibilidad para el empleo

Uno de estos documentos debe ser presentado además de un documento de la lista B si un empleado no puede proporcionar un documento de la lista A.

• U.S. Tarjeta de Seguro Social emitida por la Administración del Seguro Social, aparte de una tarjeta que indica que no es válida para el empleo
• Certificación de nacimiento en el extranjero emitida por el Departamento de Estado (Formulario FS-545 o Formulario DS-1350)
• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de los Estados Unidos con un sello oficial
• Documento tribal nativo americano.
• U.S. Tarjeta de identificación de ciudadano (Formulario I-197)
• Tarjeta de identificación para el uso de un ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
• Documento de autorización de empleo no vencido emitido por DHS que no sean los enumerados en la lista A

Lista especial para personas que son menores 

Los empleados menores de 18 años y, por lo tanto, no pueden presentar ninguno de los documentos anteriores, pueden proporcionar documentos apropiados para la edad, que incluyen:  

• Registro escolar o boleta de calificaciones
• Registro de clínica, médico u hospital
• Registro de guardería o guardería

Formulario adicional I-9 Responsabilidades del empleador

Asegúrese de que los formularios I-9 se completen correctamente y que usted y su empleado sigan las instrucciones exactamente. Debe mantener el formulario I-9 de cada empleado en el archivo durante al menos tres años o durante un año después de que finalice el empleo, lo que sea más largo.

Mantenga y haga copias de los documentos originales suministrados por sus empleados. Esto no es necesario, pero se recomienda. Mantenga solo el número mínimo de documentos requeridos y almacene los formularios y documentos de documentos separados de los archivos de su empleado.

Si se realizan cambios en el documento del archivo I-9, cámbielo en el formulario original y la inicial y la fecha de los cambios. No complete un nuevo formulario. Reverificar las autorizaciones laborales expiradas y no permita que los empleados trabajen si su documentación ha expirado.

Asegúrese de responder de acuerdo con las instrucciones y las directrices de tiempo si recibe una carta de no coincidencia de administración del Seguro Social que indica que un cierto número de sus empleados tiene números de seguro social no verificables.

Obtenga información actual de formulario I-9 en la U.S. Servicios de ciudadanía e inmigración (USCIS). Hay información adicional disponible de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos.

Requerimientos legales 

El formulario I-9 debe completarse para cada nuevo empleado, independientemente de su origen nacional o si el empleado es un u.S. ciudadano. Un empleador ha violado la ley federal de inmigración si no verifica la autorización de identidad y empleo de un nuevo empleado con un formulario I-9. Las sanciones varían sustancialmente y se basan en un sistema de nivel, pero pueden alcanzar hasta casi $ 20,000. Aumenta las sanciones a partir de $ 548 para continuar empleando a sabiendas personas que no presentan formularios I-9 con la verificación adecuada.

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para la precisión y la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de un estado a otro de estado y de un país a otro. Busque asistencia o asistencia legal de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación y decisiones legales sean correctas para su ubicación.