Las cinco etapas de un proyecto

Cada proyecto de trabajo importante pasa por cinco fases. La longitud y los detalles pueden variar de un proyecto a otro, pero todos seguirán el mismo marco básico. Mientras que algunas metodologías del proyecto, como los enfoques ágiles, compran o repiten las siguientes etapas en ciclos iterativos más rápidos, el trabajo de cada fase es visible y distinto en cada proyecto.

Las cinco etapas

Las etapas formales de un proyecto son las siguientes:

1. Iniciación: Formación del equipo del proyecto, alquiler de proyectos y inicio
2. Planificación: finalizar el alcance del proyecto, definir el desglose del trabajo detallado, evaluar el riesgo, identificar los requisitos de recursos, finalizar el cronograma y prepararse para el trabajo real
3. Ejecución: Realizar el trabajo real requerido por la definición y el alcance del proyecto
4. Monitor y control: La gestión, los informes y el control reales de los recursos y los presupuestos durante la fase de ejecución
5. Proyecto Cerrar: Entrega del proyecto, evaluación de las lecciones aprendidas, aplazamiento del equipo del proyecto

Un gerente de proyecto liderará a su equipo a través de estas cinco fases seguidas, independientemente del tamaño del proyecto, hasta el proyecto. Para proyectos de tipo de desarrollo ágil o iterativo, la planificación y la ejecución tienen lugar en breve brotes o sprints, y las etapas se repiten hasta que el proyecto se complete a satisfacción del cliente.

Veamos estas etapas con más detalle.

Iniciación

Una sólida iniciación del proyecto no solo establecerá su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. Durante la iniciación, obtendrá a los miembros del equipo del proyecto asignados, informarlos sobre los objetivos generales del proyecto y preguntarle al cliente o al propietario del proyecto tantas preguntas como sea posible para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente. También es un buen momento para construir entusiasmo del equipo sobre el proyecto y recopilar cualquier detalle de último minuto que pueda influir en la planificación del proyecto. Los pasos adicionales incluyen:

• Analisis de los interesados
• Asignación de un patrocinador ejecutivo
• Desarrollo y comunicación de documentos chárter
• Reunión de inicio formal

Planificación

Una vez que haya iniciado el proyecto y haya reunido toda la información relevante, comenzará a planificar su proyecto. La etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, cuánta información tiene que organizar y qué tan grande es su equipo. El resultado de la planificación debe ser un plan o horario de proyecto claro, desde el cual todos seguirán sus tareas asignadas.

El uso de un programa de planificación de proyectos como Microsoft Project o Basecamp es extremadamente útil al planificar un proyecto. También hay otras opciones gratuitas disponibles en línea. Aún así, aunque usar un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igualmente efectivo.

Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:

• Creación de un plan de comunicación para los diversos interesados ​​involucrados
• Desarrollar una estructura detallada de desglose laboral
• Identificación de la ruta crítica
• Trazar recursos en el plan de proyecto y refinar la secuenciación del trabajo basado en dependencias de proyectos y limitaciones de recursos
• Desarrollar un horario detallado
• Evaluar los riesgos y desarrollar un plan de priorización de riesgos y mitigación

Ejecución

Ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto contra sus tareas asignadas. Esta es la etapa en la que todos comienzan a hacer el trabajo. Querrá comenzar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para garantizar que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. Comenzar el equipo en el camino correcto es parte integral del éxito de un proyecto, así que articule el horario y el plan de comunicaciones claramente. 

Monitor y control

Mientras el proyecto está en la fase de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que se mueva según lo planeado. Hay una variedad de formas en que puede monitorear y controlar un proyecto. Los registros casuales con líderes de equipo, "stand-ups" diarios organizados, o las reuniones más formales de estatus semanales son efectivas. La información que sale de estas reuniones o canales de comunicación informará el circuito de comentarios y, en última instancia, cualquier reanimación y ajustes que puedan ser necesarios para el proyecto.

Las actividades importantes adicionales en esta etapa incluyen:

• Cumplimiento de su plan de comunicación preestablecido para garantizar el conocimiento de las partes interesadas sobre el estado del proyecto
• Monitoreo de equipos de trabajo y actividades de trabajo en la ruta crítica
• Identificar oportunidades para mejorar el rendimiento del cronograma mediante el seguimiento rápido o completando actividades en paralelo o, cuando sea necesario, bloqueando el cronograma agregando recursos
• Monitoreo real VS. costos planificados
• En algunos casos, monitorear, calcular e informar sobre el valor ganado para el plan de proyecto
• Monitorear y mitigar los riesgos y refinar el plan de riesgo según sea necesario

Proyecto Cerrar

Una vez que el cliente o el propietario del proyecto o el propietario del proyecto completen y aproban todos los detalles y tareas de su proyecto, finalmente puede cerrar su proyecto. Esto puede parecer una formalidad, pero el cierre de un proyecto es tan importante como su iniciación, planificación y ejecución.

Un buen gerente de proyecto documentará toda la información del proyecto y la organizará bien para que puedan volver a ella si es necesario. Este también es un buen momento para mantener una autopsia en el proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. Todas las notas importantes del proyecto también deben documentarse para que el resultado se pueda compartir con otros miembros del proyecto y archivar en una carpeta de historial de proyecto. Finalmente, es importante aplazar formalmente al equipo del proyecto, proporcionando evaluaciones de retroalimentación y rendimiento como lo indica la política de su empresa.