Comprender la contabilidad de fondos mutuos

La contabilidad de fondos mutuos es una cuestión crítica para el sistema financiero, dada la creciente preferencia por los fondos mutuos sobre las tenencias directas de valores, como acciones y bonos, por parte del público inversor. En particular, muchos, si no la mayoría, los inversores individuales y los clientes minoristas tienen la mayoría de sus ahorros en los planes 401 (k) patrocinados por el empleador, que generalmente ofrecen una selección de fondos mutuos como opciones de inversión. El producto final de la contabilidad de fondos mutuos es el precio preciso de estos vehículos de inversión y la asignación correcta de los ingresos de inversión a los titulares de los mismos. Por lo tanto, estas son las principales preocupaciones para los directores financieros (CFO), controladores y gerentes de operaciones de compañías de fondos mutuos.

Aspectos de la contabilidad de fondos mutuos 

La contabilidad de fondos mutuos abarca una variedad de tareas básicas, que pueden realizar un personal interno o subcontratado a otros proveedores, como los bancos de custodia. Estos procesos incluyen:

• Calcular el valor de su cartera de inversiones diariamente conocida como el valor de activo neto (NAV).
• Anticipar y registrar todos los ingresos, como dividendos e intereses.
• Registro de intereses acumulados sobre bonos y otros valores de renta fija similares mantenidas en la cartera de inversiones.
• Amortizando adecuadamente el descuento o la prima en las compras de bonos. Vea la explicación detallada a continuación.
• Registro de todas las transacciones de valores, como compras y ventas de inversiones de cartera.
• Registrar todas las ganancias de capital realizadas, tanto a corto plazo como a largo plazo, que resultan de las transacciones de valores en el Fondo.
• Registro de todas las entradas y salidas de fondos debido a compras y reembolsos de acciones por parte de los inversores.
• Mantener registros de las acciones propiedad y transacciones realizadas por cada accionista en el Fondo.
• Seguimiento de distribuciones de ingresos y ganancias de capital hechas a los accionistas en el fondo.

En los mejores departamentos de contabilidad de fondos mutuos, estas actividades estarán altamente automatizadas. Sin embargo, pueden ser necesarios algunas entradas, revisiones y ajustes manuales.

Valor de activo neto

A menudo abreviado de NAV, es el valor agregado de la cartera de inversiones de un fondo mutuo dividido por el número de sus acciones en circulación. La convención estándar es calcular el NAV al final de cada día de negociación, según los precios de cierre de todos los valores mantenidos en el mismo. Nav también tiene en cuenta otras actividades enumeradas anteriormente.

Los pedidos de comprar o vender acciones de un fondo mutuo se ejecutan en el NAV de cierre del día si se reciben antes del cierre del mercado. Si no, se ejecutan en el NAV final para el próximo día de negociación.

Amortización de bonos

Cuando los bonos se compran con un descuento o prima a su valor nominal (es decir, a un precio más bajo o superior al valor principal que se devolverá al inversor que lo mantiene cuando el bono madura), la diferencia entre el precio de compra y el par El valor se registra con el tiempo como un ajuste a los ingresos por intereses generados por el bono.

Los ingresos por intereses reconocidos en un bono comprado con un descuento serán más altos que los pagos de intereses reales recibidos. En un bono comprado con una prima, será más bajo. El efecto neto es que cualquier descuento o prima en la compra de un bono mantenido al vencimiento no se reconocerá como una ganancia o pérdida de capital, sino como un ajuste a los ingresos por intereses. La amortización de los bonos se calcula diariamente por fondos mutuos.

Caso de estudio

También es un excelente ejemplo de los tipos de compromisos que se encuentran en el campo de la consultoría de operaciones. Un banco de custodios líder ofreció servicios de contabilidad de fondos mutuos a compañías de fondos mutuos que ya lo utilizaban para la custodia de valores. La contabilidad de fondos mutuos, en este contexto, se involucró principalmente con el cálculo diario del valor de activos netos (NAV). El banco y sus clientes de fondos mutuos no estaban satisfechos con la puntualidad y precisión de los cálculos de NAV que se realizaban.

El banco involucró a un equipo de consultores de una firma de contabilidad pública de cuatro grandes para estudiar los procesos dentro del departamento de contabilidad de fondos mutuos y para recomendar cambios para mejorarlo. El equipo de consultoría de la firma Big Four pasó varios días observando cómo funcionaba el departamento de contabilidad de fondos mutuos, al sombrear a sus empleados mientras realizaban sus tareas diarias. Los consultores también entrevistaron a los empleados y sus gerentes, para comprender mejor cómo vieron sus responsabilidades, así como para evaluar cuán conocedores eran sobre el campo de contabilidad de fondos mutuos.

Recopilación de información

El equipo de consultoría desarrolló diagramas de flujo detallados de procesos en el departamento y los discutió con la gerencia, señalando dónde podrían mejorarse los procesos de trabajo. Los consultores también sugirieron una automatización mejorada. Después de obtener la aprobación de Bank Management, los consultores buscaron proveedores de software que tenían paquetes apropiados para la situación del banco. Luego identificaron uno que estaba dispuesto a personalizar su sistema existente para cumplir con las especificaciones necesarias para la situación única del banco y su combinación de clientes.

Planificación de procesos

A continuación, los consultores elaboraron estas especificaciones en detalle y realizaron pruebas extensas del software a medida que se completó cada módulo, para asegurarse de que los cálculos se realizaran correctamente y el sistema era duradero y confiable. La fase de prueba de aceptación del usuario tomó varios meses y requirió atención extrema a los detalles.

Cuando el sistema finalmente se completó según las especificaciones, el equipo de consultoría supervisó su instalación e implementación, y dirigió la capacitación de los empleados, permaneciendo en el sitio hasta que el banco se sintió cómodo de que los nuevos procedimientos funcionen bien. En total, el proyecto duró casi precisamente un año, con un equipo de tres consultores en el sitio en el banco diariamente.