Lo que los empleadores no deben mantener en los registros de personal de los empleados

Los empleadores nunca deben colocar artículos particulares en sus registros generales de personal. Los contenidos de los archivos y registros de personal de su empleado son generalmente accesibles para el personal de recursos humanos, el empleado y el gerente o supervisor del empleado, en algunas empresas.

En otros, el acceso se limita al personal de recursos humanos y los empleados pueden solicitar acceso a sus registros. Los abogados también pueden citar el contenido de los registros de personal para demandas y las quejas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC). Un ex empleado también puede solicitar una copia de sus registros de personal.

La mejor práctica hace que el archivo de personal solo sea accesible por los miembros del personal de recursos humanos. Debe mantener archivos de personal en Lock and Key en un área de almacenamiento que los haga inaccesibles para otros empleados.

Con todos estos usos potenciales y posibles televidentes de los registros de personal de su empleado, un empleador debe tener cuidado de mantener la documentación imparcial y objetiva del historial de empleo de un empleado en los registros de personal de sus empleados en los registros de personal de sus empleados.

En consecuencia, querrá aplicar estas pautas generales a la documentación que retiene en los registros de personal de su organización.

Directrices para el contenido del archivo de personal del empleado

La información en los registros de personal debe ser real.

Las opiniones del personal del gerente o de recursos humanos; notas aleatorias; chisme; rumores infundados; preguntas, informes o acusaciones de tattletale de otros empleados que están inexplorados; acusaciones no perseguidas, investigadas y concluyadas; y cualquier otra información, comentarios o notas no prácticas debe excluirse del archivo de personal de un empleado.

Uno de los peores ejemplos de comentarios ofensivos que un gerente de recursos humanos encontró presentado en un registro de personal de empleados, involucró las notas de la entrevista de un gerente de contratación. Uno dijo: “Posiblemente demasiado gordo para subir y bajar las escaleras según sea necesario."Imagine al empleado, un abogado e incluso a futuros empleados y supervisores que lean comentarios como estos.

En otra compañía, el gerente encontró notas sin fundamento que los gerentes y otros habían colocado los archivos del empleado, como "Mary está enojada porque no recibió un aumento. Ella ralentizó su trabajo a propósito para obtener incluso con su gerente."Vea el problema?

Los registros de personal deben asignarse cuidadosamente a sus ubicaciones de archivos apropiadas.

Determine un protocolo para los registros de personal de su empresa basados ​​en leyes estatales y federales, leyes de empleo como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y las mejores prácticas del empleador.

Entonces, quédate con el protocolo. No desea encontrar excusas de médico al azar escondidas en el archivo de personal cuando pertenecen a un archivo médico. Ni, ¿desea la justificación y la justificación para la promoción de un empleado en el archivo de nómina?.

Tampoco desea los registros de una decisión de contratación que implique verificaciones de antecedentes o notas de las discusiones con ex empleadores en el archivo de personal.

Los supervisores, gerentes y otros empleados que colocan documentación en los registros de personal necesitan capacitación.

Cualquier persona que tenga acceso y pueda colocar documentos en un archivo de personal de empleados necesita capacitación para escribir adecuadamente la documentación.

Declarar en una reprimenda de un empleado que el empleado era un completo muerto no ganará sus registros de personal ningún premio. Pero se sabe que los supervisores no entrenados escriben declaraciones similares y los colocan en archivos de personal de empleados.

Mejor aún, limite el acceso a los archivos a su personal de RR. HH. Es responsable de los registros y sabe qué debe y no debe colocarse en un archivo de personal. Su personal de RR. HH. Puede verificar toda la documentación antes de presentarla para asegurarse de que esté real y correctamente escrita. El proceso de revisión y comentarios ayudará a sus gerentes a aprender sobre cómo escribir la documentación apropiada.

Equilibre la información que coloca en los registros de personal.

Incluyen los aspectos positivos y negativos del historial de empleo de un empleado. Con demasiada frecuencia, los registros de personal enfatizan cada ocurrencia negativa y se pierden los componentes positivos que cada empleado experimenta. Piense en salvar evidencia de aumentos, promociones, recompensas para un excelente desempeño y copias de alabanza, y agradecer notas.

Reconocer la diferencia entre las notas personales de un supervisor sobre su personal informante y los registros oficiales de personal de la compañía.

Las notas del supervisor que se utilizan para la mejora del rendimiento, para rastrear proyectos y finalización de objetivos, y para determinar de manera justa los aumentos y los planes de desarrollo de rendimiento, por ejemplo, pertenecen al archivo privado de un supervisor, no en los registros de personal oficial de la compañía.

Reconocer también la necesidad de capacitar a los supervisores sobre cómo tomar notas y mantener documentación en su archivo de gestión. Los mismos criterios de hechos, no opiniones y ejemplos específicos, no rumores, se aplican a las notas privadas.

Las notas privadas del supervisor se pueden citar en el caso de una demanda, por lo que se recomienda precaución incluso por notas privadas. Además, no se recomienda la práctica de algunos supervisores o gerentes para mantener copias de los registros que existen en el archivo oficial de personal de los empleados en su archivo de gestión.

La documentación de contratación y las notas de la entrevista presentan un poco de dilema.

La mejor práctica es mantener un archivo separado para cada posición que ocupe que incluya toda la documentación relacionada con el cumplimiento de ese puesto de la publicación de trabajo a las verificaciones de referencia. Los currículums, las cartas de presentación y las solicitudes de los solicitantes pertenecen a este archivo, excepto que debe trasladar la solicitud del empleado contratado al archivo de personal del empleado.

Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). "Un archivo de contratación incluye los documentos y acciones tomadas para la contratación de cada posición. Se incluyen anuncios de empleo, currículums, solicitudes de empleo, órdenes de trabajo presentadas a cualquier agencia, evaluaciones de entrevistas, verificaciones de referencia, resultados de exámenes físicos, resultados de pruebas de empleo, informes de crédito, documentación de validez de las pruebas utilizadas en el proceso de selección, datos del solicitante para candidatos no Información contratada y relacionada."

Este archivo también tiene las listas de verificación y formularios oficiales que utiliza para luchar por la representación imparcial de las calificaciones de un empleado potencial y respalda su decisión de contratar al candidato más calificado. Las opiniones y notas del gerente de contratación que se tomaron durante el proceso de contratación no pertenecen a este archivo.

Los recursos humanos pueden recopilar estas notas para mantener una documentación completa sobre una decisión de empleo, pero no pertenecen a los registros de personal.

Documentación objetiva sobre decisiones de empleo.

Esta documentación incluye decisiones como promoción, transferencia a una oportunidad lateral y aumentos salariales y pertenecen a los registros de personal. Las opiniones del supervisor o de recursos humanos sobre el empleado no. La documentación de acción disciplinaria oficial, como una advertencia escrita, también pertenece al archivo de personal del empleado.

Ejemplos específicos de documentación que no deberían estar en los registros de personal

La siguiente información no debe colocarse en registros de personal. La documentación puede requerir un archivo separado, puede clasificarse como notas de supervisión o gestión, o no debe ser mantenida en absoluto por un empleador.

• Cualquier información médica pertenece al archivo médico.
• La información de la nómina pertenece al archivo de nómina.
• Documentos que incluyen números o información de Seguro Social de los empleados sobre las clasificaciones protegidas de un empleado, como la edad, la raza, el género, el origen nacional, la discapacidad, el estado civil, las creencias religiosas, la composición genética, el peso, etc., nunca se debe mantener en los archivos del personal.
• La documentación de supervisión con el fin de administrar el trabajo de un empleado, establecer objetivos, comentarios proporcionados, etc., debe presentarse en una carpeta privada, supervisora ​​o propiedad del gerente.
• Material de investigación que incluye la queja de los empleados, entrevistas de testigos, entrevista de empleados, hallazgos, recomendaciones de abogados y resolución, además de seguimiento para garantizar que no hay represalias, debe residir en un archivo de investigación que esté separado de los registros de personal.
• Archivo de formularios de empleados I-9 en un archivo o ubicación I-9, lejos de los registros de personal de los empleados. (En el caso de una revisión federal de sus I-9, no desea exponer ninguna otra información relacionada con sus empleados.)
• Coloque las verificaciones de antecedentes que incluyen antecedentes penales, informes de crédito, etc. y los resultados de las pruebas de drogas en un archivo confidencial separado que los supervisores, los gerentes y el empleado no pueden acceder. SHRM recomienda este archivo confidencial separado o, alternativamente, que esta información también se puede presentar en el archivo médico confidencial del empleado.
• Los registros de igualdad de oportunidades de los empleados, como los formularios de autoidentificación y los informes gubernamentales, no deben mantenerse en el archivo de personal ni en cualquier lugar que el supervisor tenga acceso.

La línea de fondo

Si sigue estas pautas, su organización almacena efectivamente el historial de empleo y los registros de personal de apoyo y de personal en las ubicaciones apropiadas.

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.