¿Qué hay en un documento de alcance del proyecto?

Cuando está iniciando una nueva iniciativa, el documento de alcance del proyecto es una información crítica para todo su equipo. Define el producto final que se entregará al cliente, cuando se debe entregar y a qué costo.

Esencialmente, este documento define los límites del trabajo, de modo que cada miembro del equipo y el cliente entiendan lo que implica el proyecto. Igual de importante, entienden lo que hace no implicar.

Los beneficios

Una declaración de alcance del proyecto una vez compartida con cada miembro del equipo y los clientes del proyecto, es una parte integral de la gestión del proyecto. Entre sus beneficios:

• Un entendimiento común entre todas las características esperadas, calidad y momento del proyecto
• Un medio para comunicarse con otras partes interesadas en el proyecto para obtener su apoyo y participación
• Una herramienta para enfocar los esfuerzos del equipo en el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente

Además, si se sugieren cambios que están más allá de los límites del alcance original, la declaración se convierte en la base para estimar y proponer modificaciones. Si los cambios son aceptados por todos los interesados, la declaración de alcance se puede revisar. 

Empezando

El gerente del proyecto debe buscar aportes de los miembros del equipo, los clientes, el patrocinador ejecutivo y otras partes interesadas clave para comprender y describir el resultado requerido de la iniciativa del proyecto. Esto a menudo se llama entregable.

La descripción del entregable debe incluir un costo o un rango de costos aceptable para el proyecto. También define las características clave que se incluirán y el marco de tiempo para la entrega.

Una vez acordado por el cliente, el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el patrocinador ejecutivo, cualquier cambio en la declaración del proyecto debe realizarse utilizando un proceso de cambio cuidadosamente controlado y documentado. 

Un impacto en cascada

Una vez que se ha acordado la declaración o documento de alcance, cada parte del equipo la usa como base para sus propias estimaciones del trabajo, el tiempo y los costos involucrados. Cuanto más precisa y precisa sea la declaración de alcance, más probable es que los equipos de trabajo producan estimaciones precisas y requisitos de recursos. 

Las exclusiones pueden ser importantes

No es raro que un documento de alcance del proyecto enumere elementos específicos que se excluirán del entregable. Por ejemplo, el documento de alcance de un contratista para construir una casa podría estipular que el propietario obtenga permisos ambientales y no es responsabilidad de que el contratista construya la casa.

Qué puede ir mal?

La falta de claridad es una fuente común de estrés y falla del proyecto. Un documento de alcance vago o ambiguo deja muchos problemas abiertos al debate y las llamadas de juicio no informadas. Estos pueden afectar las características, la calidad, el tiempo y el costo del proyecto. 

Otra trampa para evitar se conoce como "alcance de alcance."Si la declaración de alcance es vaga, el cliente se siente tentado a hacer demandas más allá de la intención o los límites de los planes originales. 

Ajuste del alcance

Si bien los cambios frecuentes en el alcance retrasarán la finalización del proyecto y pueden agregar costos significativos, a veces son necesarios y razonables. Los gerentes de proyecto dependen de un proceso de "gestión de cambios" que identifique el cambio solicitado, revise todos los tiempos correspondientes, el costo y las estimaciones de la carga de trabajo, y reevalúe el proyecto para nuevos riesgos dado el cambio.

El gerente del proyecto y el patrocinador ejecutivo generalmente toman la decisión final de cambiar el alcance solo cuando la situación se ha analizado completamente. Los cambios se documentan en un registro de decisiones y luego se comunican al equipo de proyecto más grande.