Escribir para negocios

El propósito de la escritura comercial es transmitir información a otra persona o solicitar información de ellos. Para ser una escritura efectiva para los negocios, debe ser completo, conciso y preciso. Su texto debe escribirse de tal manera que el lector pueda comprender fácilmente lo que está diciendo o preguntarles.

Mucha escritura para negocios es descuidada, mal escrita, desorganizada, llena de jerga e incompleta. A menudo es demasiado largo o demasiado corto. Todos estos atributos contribuyen a la escritura comercial ineficaz.

Ya sea que esté escribiendo una propuesta de ventas, un correo electrónico a su jefe o un manual de instrucciones para un paquete de software, hay ciertos pasos que debe seguir para que sea efectivo. Sigue estos cinco pasos:

1. Organiza tu material
2. Considera tu audiencia
3. Escribe tus pensamientos
4. Revise su material
5. Edite su material

La organización es clave

Si no organiza su material, no fluirá bien y no tendrá sentido. Escribir puede ser simple o complicado. Al escribir un correo electrónico anunciando una reunión de personal, esto es tan simple como recopilar sus pensamientos. Por otro lado, probablemente necesite desarrollar un esquema complejo antes del material terminado si está escribiendo los resultados de una prueba farmacéutica innovadora. Cualquiera que sea la tarea, sin un nivel apropiado de organización (incluso organizando sus pensamientos), es posible que no incluya todo lo que necesita o no le da prominencia a los temas más importantes. Las omisiones o un enfoque incorrecto dejarán que su empresa escriba menos clara.

Conoce a tu audiencia

Antes de comenzar a escribir, piense en su audiencia prevista. Por ejemplo, una presentación sobre el nuevo programa 401 (k) de su empresa puede tener el mismo esquema cuando se le otorga a su CFO y a los empleados, pero el nivel de detalles que incluye variará variará. También debes considerar el tono. Un correo electrónico rápido a su equipo, recordándoles a la compañía anual Picknick, no tendrá el mismo tono que su misiva con respecto al informe anual de su empresa.

Además, recuerde que se comunicará de manera más efectiva a su audiencia si se enfoca en lo que quiere que escuchen en lugar de lo que va a decir.

Una palabra sobre una buena escritura

Los buenos escritores tienen diferentes estilos de escritura. Algunos prefieren escribir todo y luego regresar y editar. Otros prefieren editar a medida que avanzan. A veces su estilo preferido varía dependiendo de lo que estén escribiendo.

Mientras escribe (o cuando edite) tenga en cuenta la longitud. Debe usar suficientes palabras para aclarar su significado, pero no use palabras innecesarias solo para que sean florales. La escritura de negocios debe ser clara y concisa, no detallada y florida. Recuerde, nadie en el negocio tiene tiempo para leer más de lo necesario.

Por otro lado, no hagas tu pieza demasiado corta. Debe escribir lo suficiente para que su significado sea claro y no se malinterprete. Imagínese si se etiquetara un equipo en un almacén "usado pero bueno."No estaría claro si eso significaba que el equipo se había utilizado mucho, o que el equipo ya no era nuevo pero aún funcional. Algunas palabras adicionales habrían dejado claro el significado. Además, evite usar jerga o abreviaturas porque pueden significar diferentes cosas para diferentes lectores.

Revisión y edición

Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos. Después de que hayas terminado de escribir, revisa tu trabajo. Es posible que deba editarlo. La revisión es releer lo que escribió para asegurarse de que todas las palabras en su cabeza lo hicieran correctamente en el papel. Debido a que nuestros cerebros funcionan más rápido que nuestros dedos, puede omitir palabras, dejar un final o usar el homónimo incorrecto (E.gramo., "allí" en lugar de "su"). La corrección de pruebas capta estos errores. Obviamente, la revisión de un correo electrónico de una línea es fácil y simplemente mirarlo, ya que usted escribe puede ser suficiente. Sin embargo, si está escribiendo un manual de instrucciones, su corrección de pruebas será más complicada y tardará más.

Después de que revise su material, es hora de editar. A veces, la corrección y la edición se pueden hacer simultáneamente, pero es más efectivo cuando se realizan secuencialmente.

La razón por la que edita es arreglar o cambiar lo que escribió para que el material sea mejor (y leer). Al escribir para negocios, esto significa corregir los errores y hacer que el texto sea lo más claro y conciso posible.

No estás escribiendo una novela

Cuando estás escribiendo para negocios, no estás escribiendo la próxima "gran novela estadounidense."Su escritura debe ser tan descriptiva como sea necesario, pero no necesita pintar imágenes de palabras vívidas usando muchas palabras y figuras de habla. Si te refieres a "casas de vidrio," no escribas "domicilios vítreas", escriba "casas de vidrio."